Page 222 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

c. Penyimpanan arsip sistem geografis
Sistem geografis sering disebut sistem ilmu bumi/sistem wilayah/tempat. Sistem geografis
adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip
yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang
menjadi alamat surat, susunanya dapat diurutkan menurut urutan abjad. Adapun susunan
dalam sistem geografis, antara lain adalah: (1) mengacu pada lingkungan geografis, yakni
pulau, kepulauan, ibu kota provinsi, nama benua, nama negara, serta ibu kota negara; (2)
mengacu kepada sistem ketatanegaraan yakni provinsi, kabupaten/ kotamadya, kecamatan.

Tahap-tahap atau prosedur penyimpanan arsip pada sistem geografis, antara lain sebagai
berikut.
1) Membaca surat
Mengetahui isi surat, nomor surat, dan yang paling utama adalah untuk mengetahui
asal/tujuan surat serta mengetahui apakah surat sudah diberi tanda persetujuan untuk
disimpan.

2) Menetapkan caption atau judul
Caption dalam sistem wilayah adalah nama wilayah, daerah, tempat, kota atau negara
tergantung pada susunan wilayah yang telah ditentukan.
3) Memberi kode
Kode adalah nama wilayah atau nama daerah yang telah ditentukan. Kode menunjukkan
tempat arsip itu akan disimpan. Contoh: PT Union di Jakarta menerima surat dari kantor
cabang Jambi tanggal 15 Juni 2020 Nomor 597/15.6/Jam/20, perihal penambahan anggaran
pemasaran.
4) Membuat tunjuk silang
Apabila penyusunan berdasarkan tanggal tidak perlu dibuatkan tunjuk silangnya, tetapi
apabila penyusunan arsip dalam folder berdasarkan susunan abjad dan dalam surat
tersebut terdapat lebih dari satu judul padahal masing-masing judul memiliki penekanan
yang sama maka perlu dibuatkan tunjuk silang agar penemuan kembali dapat dilakukan
lebih mudah.

5) Menyimpan surat
Penyimpanan surat dalam laci dan folder sesuai dengan kode surat. Jika surat di atas
dengan kode sebagai berikut.
Jambi
15 Juni
Akan disimpan dalam:
Laci yang berkode/judul: Jambi
Di belakang guide dengan kode: Juni
Dalam folder yang berkode: 15

Teori dan Praktik Perkantoran 216