Page 221 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

5) Menempatkan surat atau berkas
Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya.
Kemudian, menentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Contoh surat yang
telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filling cabinet, dengan memperhatikan
antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.
Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode A,
di dalam hanging folder berkode Ab (Surat 2), dan An (surat 3).
Surat kelompok B ditempatkan pada laci berkode A-D, dibelakang guide berkode B, di
dalam hanging folder berkode Ba (Surat 1)
Surat kelompok C ditempatkan pada laci berkode A-D, dibelakang guide berkode C,
didalam hanging folder berkode Ch (Surat 4)

b. Penyimpanan arsip sistem kronologis
Penyimpanan arsip sistem kronologis merupakan
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal
arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang
sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali
menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk
menemukan arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan
orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan
surat tersebut disebut. Apalagi jika arsip yang dicari
sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.
Dalam sistem kronologis tidak memerlukan daftar klasifikasi, karena bagian tanggal sangat
sederhana, yaitu hanya terdiri dari tiga bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan
nama tanggal. Di samping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap
tahun Masehi, (dimulai dari Januari hingga Desember), dan jumlah tanggal pada setiap
bulannya terdiri dari 28-31 hari.

Tahap-tahap atau prosedur penyimpanan arsip pada sistem kronologis, antara lain sebagai
berikut.
1) Memeriksa surat atau berkas
Surat atau berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan
menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh: Sintia akan
menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Juli 2022. Berarti identitas surat
tersebut adalah 1 Juli 2022.
2) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, subtanggal, dan sub-sub tanggal, contoh: surat
tanggal 1 Juli 2020 terdiri dari tanggal utama (2022, subtanggal (Juli), sub-sub tanggal (1).
3) Mengkode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode
tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar
mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
4) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika
kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
5) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode
dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Juli 2022 disimpan pada laci berkode 2022,
di belakang guide Juli, di dalam hanging folder berkode 1.

Teori dan Praktik Perkantoran 215