Page 217 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

11. Guide
Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau
pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan
berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang
digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton.
Guide sendri memiliki dua bagian penting yang perlu dipahami;
Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label
tulisan yang menandakan pengelompokan dokumen.
Badan guide, bagian dimana dokumen anda diposisikan
sehingga rapih dan mudah dicari.
Guide digunakan pada bagian depan tumpukan dokumen Anda
yang berada di filling cabinet. Atau jika anda menggunakan ordner
anda bisa menyisipkannya diantara ordner sehingga
pengelompokan mudah dicari. Guide tersedia dalam berbagai
ukuran (A4 atau Folio) dan bisa dibuat custom sesuai dengan
kebutuhan sesuai dengan besarnya dokumen yang dimiliki.

12. Numerator
Dalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan untuk
membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus
mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat
numorator bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan
jumlah digit tertentu.

13. Kotak Box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang
disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet kesamping).

14. Cardex
Cardex (card indeks) cabinet ialah alat yang dipakai untuk
menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat
dicabut memanjang.alat ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu.

15. Rak/Laci
Rak/laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam
rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk
secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa
disesuaikan dengan kebutuhan.

16. Alat penyimpanan khusus
Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan
dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk,
compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam
format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan
peradaban tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna
menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini dapat tercipta
dari logam dan plastik.

Teori dan Praktik Perkantoran 211