Page 219 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

3. Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat
keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

D. Sistem Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin
penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang.
Penyimpanan arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan
terpelihara. Sementara itu, menurut PP 28/2012 disebutkan bahwa sistem penyimpanan
arsip (filling system) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang terdiri
atas aspek sistem seperti lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan atau
penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas,
teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.

Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas
karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu
unit kerja. Tujuan penggunaan sistem penyimpanan arsip adalah dapat memberikan
pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat,
lengkap, akurat, relevan dan tepat waktu, efisien, serta menunjang terlaksananya
penyusutan arsip dengan berdaya guna serta berhasil guna.

Tahap-Tahap Penyimpanan Arsip
Terdapat beberapa sistem yang dapat diterapkan pada penyimpanan arsip, diantaranya
adalah sistem abjad, kronologis, geografis, nomor dan subjek. Setiap sistem memiliki cara
tersendiri pada proses penyimpanannya. Berikut penjelasannya.
a. Penyimpanan arsip sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan
pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama
orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan
urutan abjad. Sistem ini merupakan dasar dari sistem
penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah sistem
yang tertua, langsung, dan yang paling banyak
digunakan. Sistem ini juga sederhana dan mudah,
karena pada umumnya orang mempunyai
kecenderungan lebih mudah mengingat nama
orang/badan organisasi dibandingkan dengan nomor
atau angka.

Teori dan Praktik Perkantoran 213