Page 223 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

d. Penyimpanan arsip sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan
berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan, yakni sebagai berikut.

1) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip.
Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya. Pada sistem ini, setiap koresponden
diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor
koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode
nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat, maka belum ditulis
pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file campuran.
2) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan
dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip
dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang
pertama disimpan.
Sistem terminal digit ini mudah dipahami dan dilaksanakan. Patokan dalam sistem ini
adalah nomor agenda surat atau nomor surat ketika dicatat di buku arsip, dimana nomor
ini dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip dengan nomor 0000 inilah yang
pertama kali disimpan.
Untuk penyimpanan dan penemuan kembali surat dalam sistem terminal digit adalah
sebagai berikut.
a) Ambil 2 angka dari belakang sebagai unit 1 untuk menentukan laci dan guide.
b) Ambil 1 angka setelah unit 1 sebagai unit 2 untuk menentukan folder
c) Sisanya untuk menentukan urutan surat di dalam folder.
Contoh: jika surat di buku agenda bernomor 0218

Jadi surat tersebut disimpan di laci 10-19
(karena 18 terletak antara 10-19
Di guide ke-18, folder ke-3 (2+1) kenapa ditambah 1? Karena perhitungan selalu dimulai
dari 0, dan disimpan di urutan surat yang ke-1 (unit 3).
Jadi, jika mau mencarinya pun sangat mudah, kita buka laci 10-19, lihat di guide 18 (karena
ada 10 guide) dan cari di folder yang ke-3!
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau
instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor
Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:
Sekolah : Nomor Induk Sekolah
Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
PLN : Nomor Rekening Listrik
Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
Seperti dijelaskan di atas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan
penyimpanan dengan metode nomor tertentu.

Teori dan Praktik Perkantoran 217