Page 36 - E-BOOK KORESPONDENSI

Langkah-Langkah dan Teknik Menerima

Panggilan Telepon Masuk

1.Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk
a. Siapkan alat tulis (pensil atau bolpoin) dan buku catatan (block note atau spiral book). Alat
tulis dan buku catatan harus selalu tersedia di atas meja kerja, sehingga seorang administrasi
kantor atau sekretaris tidak perlu membuangbuang waktu hanya untuk menacri kertas dan alat
tulis. Hal ini sangat berguna apabila ada pesan dari penelepon yang perlu dicatat.
b. Jangan biarkan telepon bordering lebih dari tiga kali. Citra perusahaan dapat pula tercermin
dari bagaimana para karyawan menaggapi dering telepon masuk.
c. Setelah panggilan telepon masuk diangkat, selanjutnya sampaikan salam sesuai waktu,
sebutkan nama perusahaan anda, lalu nama anda, dan tawarkan bantuan. Contoh :”Selamat pagi,
PT Prima, dengan Ani. Ada yang bisa saya bantu?”, atau “PT Prima, selamat siang, dengan Novi, ada
yang bisa saya bantu?”
d. Apabila panggilan telepon masuk tersebut untuk staf administrasi kantor/sekretaris, maka
setelah penelepon menyampaikan akan bicara dengan staf administrasi kantor/sekretaris,
tanganilah langsung tanpa memberitahukan atasan.
e. Menerima panggilan telepon masuk untuk atasan:
1) Apabila atasan ada di tempat
·Setelah penelepon menyampaikan permohonan untuk berbicara “Bisa bicara dengan Bapak/Ibu
…(nama atasan)?”, tanyakan identitas instansi/perusahaan dan keperluan si penelepon.
Contoh:
-“Maaf, dengan Bapak/Ibu siapa saya berbicara, dan dari mana, Pak/Bu?”
-“Saya berbicara dengan Bapak/Ibu siapa dan dari instansi/perusahaan apa?”
-Setelah penelepon menjawab, selanjutnya tanyakan “Boleh saya tahu ada keperluan apa,
Pak/Bu?”
·Setelah penelepon menyampaikan identias dan perusahaannya, kemudian mintalah waktu
untuk konfirmasi, dahulu dengan atasan anda.
Contoh :
-“Bisa ditunggu, Pak/Bu, saya akan sambungkan dengan Bapak/Ibu …(nama atasan).”
-“Sebentar, Pak/Bu, saya akan sambungkan dengan Bapak/Ibu …(nama atasan).”

a) Atasan bersedia menerima panggilan telepon masuk
Setelah anda berbicara dengan atasan anda terlebih dahulu, contoh: “Pak/Ibu …(nama atasan), ada
telepon dari Bapak/Ibu …(nama penelepon), akan berbicara dengan Bapak/Ibu apakah Bapak/Ibu
bersedia”. Setelah itu, apabila atasan anda bersedia, anda kembali kepada si penelepon dan
mempersilahkan untuk berbicara dengan atasan. Setelah itu, anda sambungkan kepada atasan
atau pimpinan anda.