Page 37 - E-BOOK KORESPONDENSI
P. 37

Sumber: https://images.app.goo.gl/Cr4UiSV3vVDBDeiL7

                                                                          Block note atau  spiral book dan alat tulis

            b) Atasan tidak bersedia menerima panggilan telepon masuk
            Setelah  anda  berbicara  dengan  atasan,  jika  atasan  anda  tidak  bersedia  menerima  panggilan
            telepon masuk, hal yang perlu dilakukan oleh staf administrasi kantor/sekretaris adalah sebagai
            berikut.
            Contoh :
            -“Maaf, Bapak/Ibu …(nama atasan) sedang tidak ada di ruangan, apa Bapak/Ibu ada pesan?”
            -“Maaf, Bapak/Ibu …(nama atasan) sedang di ruang direksi, apakah ada pesan untuk Bapak/Ibu …
            (nama atasan)?”
            -“Maaf, Bapak/Ibu …(nama atasan) sedang rapat di gedung pusat, apakah ada pesan, Pak/Bu?”
            1) Apabila atasan tidak ada ditempat
            Saat penelepon akan berbicara dengan atasan dan atasan tidak ada di tempat, staf administrasi
            kantor/sekretaris  dapat  menginformasikan  kepada  si  penelepon  sesuai  dengan  jadwal  kegiatan
            atasan/pimpinan yang ada pada agenda kerja.
            Langkah  selanjutnya,  menyampaikan  kepada  penelepon  dan  tawarkan  untuk  meninggalkan
            pesan.
            Contoh :
            ·  “Maaf,  atasan  sedang  keluar  kota,  apakah  Bapak/Ibu  ada  pesan  untuk  Bapak/Ibu  …(nama
            atasan)?”
            ·  “Maaf,  Pak/Ibu,  saat  ini  atasan  sedang  rapat,  apakah  ada  pesan  yang  ingin  disampaikan  untuk
            Bapak/Ibu …(nama atasan)?”
            a) Penelepon tidak ada pesan
            Apabila si penelepon tidak meninggalakan pesan mintalah nomor telepon yang dapat dihubung.
            Contoh:  “Boleh  saya  tahu  nomor  telepon  Bapak/Ibu  …(nama  penelepon)?  Nanti  kalau  Bapak/Ibu
            (nama atasan) kembali, saya akan kabari Bapak/Ibu.”
            b) Penelepon ada pesan
            Apabila si penelepon ada pesan, siapkan alat tulis dan catat pesannya. Perhatikan kelengkapan
            pesan,  yaitu  dari  siapa,  untuk  siapa,  isi  pesannya,  dan  nomor  telepon  yang  dapat  dihubungi.
            Pastikan  pesan  diberikan  kepada  yang  berhak  menerimanya.  Jika  anda  kurang  lanc  ar  dalam
            mencatat pesan atau ada informasi yang kurang jelas, jangan minta penelepon untuk mengulang
            pesannya, tetapi anda yang perlu mengulang pesannya.
            Ketika  mengulang  pesan  dan  ada  pesan  yang  belum  lengkap,  dapat  anda  tanyakan  saat
            mengulang sehingga pesan lengkap.
   32   33   34   35   36   37   38   39   40   41   42