Page 41 - E-BOOK KORESPONDENSI

Dalam hal ini, seorang adaministrasi kantor atau sekretaris harus pandai-pandai melakukan
pendekatan yang halus, taktis, dan bijaksana sehingga tujuan meminta keterangan yang diperlukan
berhasil didapatkan. Contoh: “Pimpinan sedang berada di luar kota, mungkin Bapak ada pesan yang
ingin disampaikan kepada pimpinan saya?”.
Atau staf administrasi kantor atau sekretaris dapat melakukan upaya lain untuk meminta
keterangan dengan kalimat persuasive, seperti:
“Sebentar Pak. Karena ini tampaknya penting, saya akan segera beri tahu pimpinan agar menelepon
Bapak besok pagi.” Atau “Bapak dapat menjelaskan sekarang maksud keperluan Bapak. Jika
berkenan, mohon tinggalkan nomor telepon Bapak yang dapat dihubungi.”
Si penelepon mungkin akan menjawab:
“Oh iya boleh, ini nomor telepon saya 780 19xxxxx dan tolong segera sampaikan maksud saya,” si
penelepon kemudian menyebutkan maksud dan tujuannya.
Tugas seorang administrasi kantor atau sekretaris adalah segera mencatat keterangan atau maksud
dan tujuan penelepon untuk disampaikan kepada pimpinan. Setelah selesai mencatat, seorang
administrasi kantor atau sekretaris sebaiknya bertanya lagi sebagai berikut.
“Mungkin masih ada lagi yang ingin Bapak sampaikan?”
Kalau si penelepon menjawab “tidak ada”, staf administrasi kantor atau sekretaris segera
meneruskan dengan kalimat penutup pembicaraan, seperti:
“Baik kalau begitu, terima kasih Pak/Bu, selamat sore.”
Kemudian, untuk mengetahui siapa sebenarnya nama si penelepon, seorang administrasi kantor
atau sekretaris dapat menyiasatinya dengan kalimat dan pertanyaan sebagai berikut.
“Dari isi pesan Bapak ini, tampaknya Bapak sudah akrab sekali dan mempunyai hubungan yang
sangat baik dengan pimpinan saya. Agar lebih familiar lagi, maaf, dengan Bapak/Ibu siapa saya
bicara?”
Dengan kalimat dan pertanyaan demikian, dan berdasarkan pengalaman selama ini, biasanya si
penelepon dengan spontan dan tidak ragu lagi akan menyebutkan namanya.

a. Suara dalam bertelepon
Suara adalah unsure utama dalam melakukan komunikasi melalui telepon. Tanpa suara, tentu anda
tidak akan dapat menyampaikan maksud anda kepada lawan bicara karena berkomunikasi di
telepon merupakan jenis komunikasi lisan melalui kata-kata (oral?verbal communication) secara
jarak jauh. Mengingat pentingnya suara dalam bertelepon, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam melakukan komunikasi melalui telepon, yaitu sebagai berikut.

Untuk mempelajari cara melatih suara agar lancar dalam bertelepon, simaklah video berikut ini.

Sumber: https://youtu.be/Q3Ys5olwIEk