Page 43 - E-BOOK KORESPONDENSI

2) Suara tidak dibuat-buat
Suara yang dibuat-buat akan memengaruhi tingkat kesopanan dalam melakukan percakapan di
telepon. Hal ini berbeda dengan intonasi yang memang diupayakan untuk diperbaiki dengan
maksud untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam berkomunikasi, seperti yang telah
diuraikan di atas. Contoh suara yang dibuat-buat, antara lain seseorang yang mempunyai suara
bernada tinggi (tidak terlalu rendah), kemudian karena ingin merasa lebih gagah, dia membuat
suaranya dibesar-besarkan (dibuat bernada rendah).
Dari segi sopan santun bertelepon, hal ini dianggap kurang sopan. Akan lebih baik kalau suara yang
digunakan keluar seperti apa adanya, tanpa dibesarkan atau dikecilkan. Pengecualian jika terjadi
gangguan secara teknis pada pesawat telepon yang digunakan. Misalnya, jika suara dalam
sambungan telepon memang terasa kecil, penelepon dapat memperbesarkan volume suaranya agar
terdengar jelas. Hal seperti itu tidak tergolong dalam suara yang dibuat-buat, tetapi memang secara
teknis menghendaki volume suara yang lebih besar. Tujuannya, yaitu supaya pesan bisa
tersampaikan secara jelas pula dan menekan distorsi (penyimpangan terhadap fakta yang ada)
seminimal mungkin.

1.Mencatat Pesan Telepon
Di sinilah fungsi alat tulis dan buku catatan bagi petugas telepon, baik seorang administrasi kantor
maupun sekretaris, yaitu untuk mencatat semua pesan-pesan dari penelepon apabila pimpinan
sedang sibuk atau belum bersedia menerima panggilan telepon masuk. Seorang administrasi kantor
atau sekretaris dapat menanyakan kepada penelepon apakah bersedia meninggalkan pesan atau
tidak. Apabila pimpinan tidak berada di kantor, sedangkan banyak telepon atau tamu yang
ditunjukkan kepadanya, penelepon atau tamu tersebut dapat meninggalkan pesan yang harus
dicatat oleh administrasi kantor.

Pencataan pesan tersebut tidak hanya berlaku untuk pimpinan, tetapi juga karyawan. Penerima
telepon tidak boleh membeda-bedakan. Catatlah pesan yang datang dari siapa pun dan sampaikan
pesan tersebut kepada yang berhak menerimanya. Untuk itu, seorang administrasi kantor atau
sekretaris harus jeli dan cermat mencatat semua pesan dari penelepon denganlengkap dan benar.
Jika diperlukan, jangan atau mengeja kata-kata yang kurang jelas. Namun, ini dilakukan ketika anda
mengulang pesan. Hal ini harus dilakukan agar pesan yang disampaikan dicatat dengan jelas dan
benar. Sehingga saat pimpinan membacanya, pesan-pesan tersebut sudah sesuai dengan apa yang
diinginkan pemberi pesan. Berusahalah untuk selalu mencatat dengan cepat, gunakan buku catatan
khusus (block note atau spiral book) untuk mencatat pesan-pesan yang masuk. Hindari penggunaan
sembarang kertas untuk mencatat pesan karena biasanya kertas mudah hilang. Untuk itu, block
note, Lembar Pesan Telepon (LPT), serta alat tulis harus selalu tersedia di meja petugas telepon. Hal
ini untuk memudahkan dalam mencatat pesan telepon.

Langkah-langkah mencatat pesan dalam block note dan LPT adalah sebagai berikut.
1) Catat semua pesan yang masuk dengan jelas dan rapi.
2) Catat tanggal, bulan, tahun, serta pukul berapa pesan tersebut datang.
3) Catat identitas lengkap penelepon dan nama perusahaannya.
4) Minta dan catat nomor telepon yang dapat dihubungi (nomor telepon pribadi atau nomor
handphone), untuk memudahkan pimpinan menghubungi kembali jika diperlukan.
5) Salin pesan ke Lembar Pesan Telepon (LPT).
6) Setalah itu, letakkan lembar pesan telepon (LPT) tersebut di meja pimpinan atau di meja
karyawan yang berhak menerima pesan-pesan tersebut, agar dapat segera dibaca dan
ditindaklanjuti.