Page 38 - E-BOOK KORESPONDENSI

Contoh:
“Boleh saya ulang pesan Bapak/Ibu? Rapat bulanan pada tanggal 5 Maret 2018 pukul 10.00, di
Gedung Pajajaran, alamatnya tadi di jalan apa, Pak/Bu?”
Setelah lengkap,
- tanyakan :”Apakah masih ada lagi pesan yang akan disampaikan, Pak/Bu?”
-tanyakan :”Boleh saya minta nomor telepon Bapak/Ibu …(nama penelepon) untuk konfirmasi?”
Setelah itu, catat nomor telepon dan ulangi kembali. Akhiri percakapan telepon dengan
mengucapkan terimakasih dan salam penutup.
Contoh :
“Pesan Bapak/Ibu akan saya sampaikan, terima kasih, selamt pagi/siang/sore.” Setelah itu, tutuplah
telepon setelah si penelepon menutupnya. Biarkan penelepon yang meletakkan gagang pesawat
teleponnya terlebih sdahulu, kemudian baru letakkkan gagang pesawat telepon anda.
Catatan:
Dialog ini biasanya dilakukan pada penelepon yang baru dikenal. Apabila penelepon sudah dikenal,
intonasi dalam berbicara lebih bersahabat dan kesan formal berkurang.

1.Teknik Menerima Panggilan Telepon Masuk
Teknik menerima panggilan telepon masuk, yaitu sebagai berikut.
a. Teknik mengangkat telepon
Saat menerima telepon, angkat gagang pesawat telepon dengan satu tangan yang bukan untuk
menulis, sementara tangan yang lain untuk menulis siap dengan alat tulis dan buku catatan.
b. Memberi salam kepada penelepon
Contoh:
- “Selamat pagi, PT Danareksa di sini,” atau
- “Selamat siang, PT Danareksa dengan Kinanti, ada yang bisa saya bantu?”.
c. Apabila telepon datang dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat menjawab
sebagai berikut.
Contoh:
- “Dengan Luna dari bagian pemasaran di sini”, atau
- “Pesawat 212, selamat sore.”
d. Apabila penelepon tidak bersedia menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya
sebagai berikut.
Contoh:
- “Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?”
- Hindari pertanyaan seperti berikut ini.
“Siapa ini? Anda siapa? Siapa ya yang bicara ini?”