Page 40 - E-BOOK KORESPONDENSI

f. Menciptakan kesan yang baik
1) Seandainya si penelepon ingin bicara langsung dengan pimpinan, jawablah dengan baik dan
sopan, seperti:
·“Mohon Bapak menunggu sebentar?” atau
·“Mohon Bu, bersediakah Ibu menunggu sebentar?”
Hindarilah ucapan seperti:
·“Tunggu ya atau sebentar, ya.”
Dan apabila si penelepon bersedia menunggu, ucapkan segera:
·“Terima kasih, Bapak/Ibu bersedia menunggu.”
2) Pimpinan yang dituju sedang tidak berada di tempat Apabila pimpinan tidak berada di tempat
karena ada sesuatu hal sehingga tidak dapat menerima panggilan telepon masuk, ada beberapa
cara yang harus dilakukan oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris untuk mengatasi hal
tersebut, yaitu sebagai berikut.
a) Memberikan keterangan yang tidak bersifat eksplist (mendetail) mengenai waktu dan kegiatan
sebenarnya.
Terkadang pada suatu waktu tertentu, tidak dibenarkan memberikan keterangan yang sebenarnya
tentang kegiatan pimpinan dan keadaan pimpinan kepada si penelepon, kecuali apabila keadaan
mengharuskan untuk memberikan keterangan yang sebenarnya. Penerima telepon harus bertindak
hati-hati, taktis, dan bijaksana dalam memberikan keterangan yang dapat menyenangkan, dan tidak
menyinggung, dan tidak bersifat eksplisit. Perhatikan tabel berikut yang menyajikan jawaban staf
administrasi kantor atau sekretaris kepada penelepon ketika pimpinan tidak dapat menerima
panggilan masuk.

b) Berusaha untuk mendapatkan keterangan
Adakalanya si penelepon tidak bersedia memberikan keterangan tentang identitasnya dan maksud
yang akan dibicarakan. Penelepon hanya mengatakan “nanti saya akan telepon kembali”,kemudian
si penelepon langsung meletakkan teleponnya. Untuk itu, sebaiknya sebelum penelepon menutup
teleponnya, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus sigap dan cekatan meminta
keterangan tentang maksud dan tujuan penelepon, tetapi jangan sekali-kali terkesan memaksa
meminta keterangan karena akan mengakibatkan si penelepon semakin tidak bersedia untuk
memberikan keterangan apa pun.