Page 144 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 139 ~

ผลดี ผลเสีย

1.สามารถรวมเรื่องประเภทเดียวกันไว้ด้วยกัน 1. ต้องท าการอ้างอิงระหว่างเรื่องกับรายชื่อลูกค้า
2. สามารถเปรียบเทียบข้อมูลของเรื่องแต่ละชนิด 2. ผู้จัดเก็บต้องอ่านข้อความและก าหนดเรื่องเอา
ได้สะดวก เองบางครั้งอาจจะสับสนในการก าหนดหัวเรื่องได้
3. เหมาะกับธุรกิจทุกๆประเภท 3. หัวข้อเรื่องอาจจะกระจัดกระจายในแฟูมต่างๆ

ได้

อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารทุกระบบอาจจะเหมาะสมกับธุรกิจแต่ละประเภทไม่เหมือนกัน และ

ทุกระบบคงแยกกันอย่างสิ้นเชิงไม่ได้ และการเก็บเอกสารตามตัวอักษรก็คงยังเป็นหลักการส าคัญอยู่นั่นเอง

9.4 การก าหนดมาตรฐานของงานเอกสาร

ไม่ว่าการปฏิบัติงานใดๆ ถ้าไม่มีเกณฑ์วัดหรือมาตรฐานที่ใช้วัดผลงานเสียแล้ว ก็ยากที่ผู้บริหารจะ

ประสบความส าเร็จไปได้ แต่ข้อควรพิจารณาก็มีอยู่ว่าการก าหนดมาตรฐานของงานนั้นจะต้องให้เหมาะสมกับ
ปัจจัยต่างๆ ภายในหน่วยงานด้วยเช่นกัน เช่น จ านวนบุคลากร พื้นฐานความรู้ เครื่องมือเครื่องใช้ งบประมาณ
การสนับสนุน และการเห็นคุณค่าของผู้บังคับบัญชาชั้นสูงขึ้นไป มาตรฐานจะเป็นเครื่องมือวัดหรือมาตรฐานวัต

คุณค่าของการปฏิบัติงานเป็นเครื่องปงชี้การปฏิบัติงานว่าได้มาตรฐานดีหรือต่ ากว่ามาตรฐานนั้นมีอยู่ 3ประการ
คือ
1. ปริมาณงานที่ได้ เป็นการก าหนดปริมาณที่ผู้ปฏิบัติควรจะปฏิบัติได้ในอัตราเท่านั้นเท่านี้ตามที่ได้
จากการวิเคราะห์มาแล้ว แต่ปริมาณที่ได้ตามก าหนดมาตรฐานเอาไว้ไม่เพียงพอ จะต้องอาศัยคุณภาพของงาน

ที่ได้ประกอบไปด้วย
2. คุณภาพของงานที่ได้ คุณภาพจะบ่งบอกประสิทธิภาพของผู้ปฏิบัติงานได้ละเอียดอ่อนกว่าปริมาณ
แต่ก็ต้องควบคู่กันไปกับปริมาณงานจึงจะสมบูรณ์ยิ่ง
3. การสูญเสียและประหยัดอุปกรณ์ งานที่ปฏิบัติได้ตามมาตรฐานที่ก าหนด ควรจะต้องให้สูญเสียน้อย

ที่สุดและประหยัดค่าใช้จ่ายในหน่วยงานด้วย

9.5 การปรับปรุงระบบงานเอกสาร
การจัดระบบงานเอกสาร เป็นหน้าที่ของหัวหน้าผู้บริหารงานเอกสาร มีหน้าที่ที่จะต้องด าเนินการ

หลังจากได้ปฏิบัติงานและผ่านการวิเคราะห์ไปแล้ว
การวิเคราะห์ระบบเพื่อปรับปรุงงานบริหารการจัดการเอกสาร ถ้ามองอย่างกว้างๆ อาจไม่ได้รับการ
ยอมรับจากผู้บริหารชันสูง แต่หากได้น าผลการวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงระบบงานให้มีประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย

และลดขั้นตอนของงานลงได้อย่างชัดเจน ก็จะท าให้ได้รับการสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาและได้รับความ
ร่วมมือจากผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารงานเอกสาร ควรวางแนวทางเพื่อการวิเคราะห์ระบบงานอย่างง่ายๆ ไว้เป็น
แนวทางดังต่อไปนี้
1. จ านวนบุคลากรกับปริมาณงานที่ปฏิบัติ จะต้องให้สัมพันธ์และเหมาะสมกับงาน สมมติว่างานที่ต้อง
ปฏิบัติมีตั้งแต่รับเอกสาร ลงทะเบียน จัดแยกเอกสาร พิมพ์ส าเนา เก็บเอกสาร โอนย้าย ฯลฯ จ านวนบุคลากร

จะใช้สักกี่คน งานบางอย่างที่คล้ายกันจะใช้บุคลากรคนเดียวกันได้หรือไม่ ดังนี้เป็นต้น