Page 140 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 135 ~

หน่วยที่ 9การประเมินประสิทธิภาพและวิเคราะห์ระบบ

9.1 การประเมินประสิทธิภาพของงานที่ปฏิบัติ
การประเมินประสิทธิภาพของงาน เป็นกระบวนการหนึ่งที่จะพัฒนาปรับปรุงระบบการปฏิบัติงานให้ดี

ขึ้นการประเมินทบทวนการปฏิบัติงานประจ าปี จะช่วยให้สามารถมีแนวทางปรับปรุงแก้ไขงานและท าการ
ประเมินประสิทธิภาพของการบริหารงานเอกสาร อาจสรุปประโยชน์ของการประเมินประสิทธิภาพการ
ปฏิบัติงานได้คือ เป็นการกระตุ้นให้ทุกคนที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารเรื่อแน่ว่าหน่วยงานได้มีการปรับปรุงการ
ปฏิบัติงานอยู่เสมอ ช่วยให้สามารถสดค่าใช้จ่ายของหน่วยงานได้ เพราะระบบต่างๆ จะถูกปรับปรุงและแก้ไข

ตลอดเวลา เอกสารบางชนิดจะถูกขจัดออกไปถ้าไม่จ าเป็น นอกจากนั้นการประเมินประสิทธิภาพของงานยังจะ
ช่วยให้พัฒนาปรับปรุงบุคลากรให้เหมาะสมกับงานที่มอบหมายให้ปฏิบัติอีกด้วย
9.1.1 ข้อก าหนดของการประเมินประสิทธิภาพของงานเอกสาร
เพื่อให้การประเมินประสิทธิภาพของงานเอกสารได้ผลดีและสามารถน าไปเป็นข้อมูลในการปรับปรุง

การบริหารงานเอกสารนั้น พอจะแยกออกเป็นหลักใหญ่ ๆ ได้ 3 ประการ คือ
1. การใช้อัตราส่วนการค้นหา ( Finding Ratio) และอัตราส่วนการใช้เอกสารที่มีความสัมพันธ์กันถ้า
อัตราส่วนในการค้นหาเอกสารประจ าปีที่มีความผิดพลาด ค้นหาไม่พบเกิน 5 เปอร์เซ็นต์ต้องรีบปรับปรุงระบบ

ไม่เกิน 5 เปอร์เซ็นต์ แต่เกิน 3 เปอร์เซ็นต์พอใช้ ไม่เกิน 3 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ดี ไม่เกิน 1 เปอร์เซ็นต์ ดีมาก
ตัวอย่างอัตราการค้นหาเอกสารที่ใช้ 500 เรื่อง
อัตราส่วนการค้นเอกสารไม่พบ 5 เรื่อง
สูตร
อัตราค้นหาเอกสารไม่พบ X 100= 5X 100 =1 เปอร์เซ็นต

อัตราส่วนการค้นเอกสารที่ใช้ 500

การวัดประสิทธิภาพการปฏิบัติงานได้ผลดีมาก

ตัวอย่างเอกสารที่ค้นหาเพื่อจะใช้300 เรื่อง
เอกสารค้นหาไม่พบ10 เรื่อง
สูตร
เอกสารค้นหาไม่พบX10 X100

เอกสารที่ค้นหาเพื่อจะใช้300=100 - 333 เปอร์เซ็นต์
ดังนี้เกณฑ์วัดประสิทธิภาพพอใช้ อยู่ในช่วยต้องปรับปรุงระบบงานโดยไม่ชักช้า ซึ่งเอกสารอาจจะเก็บ
ผิดที่ สูญหาย หรือระบบติดตามทวงถามไม่พอดีเอกสารค้นหาไม่พบ