Page 136 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 131 ~

1. ส่วนทีมองเห็นได้ (Eye-Readable Title Area)เป็นส่วนที่อยู่บริเวณบรรทัดบนสุดของฟิล์มแผ่น
(Fiche) และเป็นส่วนเดียวบนฟิล์มที่สามารถอ่านด้วยตาเปล่าได้ ( Eye Readable Title Row) ดังนั้นจึงมักจะ
ใช้ส่วนที่เป็นแถวชื่อเรื่อง (Title Row) นี้เพื่อบันทึกชื่อหน่วยงาน ชื่องานที่พิมพ์ ช่วงของข้อมูลที่พิมพ์ในแผ่น
ฟิชนั้นๆ วันที่ หรือตลอดขนหมายเลขด าดับของแผ่นฟิช ทั้งนี้เพื่อความสะดวกในการค้นหาข้อมูล

2. ส่วนข้อมูล (Data Area)เป็นส่วนของข้อมูลที่ถูกบันทึกลงบนแผ่นฟิล์มแล้ว ในส่วน Data Areaนี้
หากมองดูด้วยตาเปล่าจะเห็นเป็นช่องๆ แต่ละช่องเรียกว่า กรอบ ( Frame) ซึ่งแต่ละ Frame นั้นหมายถึง
ข้อมูลบนหนึ่งหน้ากระดาษขนาด 15 x 11 ซึ่งจะสามารถบันทึกข้อมูลได้ถึง 207-269 หน้ากระดาษต่อแผ่นฟิช
(207- 262 Frames Per Fiche) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอัตราการย่อส่วนในการบันทึก โดยที่เครื่องจะท าการจัดวาง

ต าแหน่งของข้อมูล (Gird Location) แบ่งออกเป็นแนว (Row) และช่อง (Column) เพื่อใช้อ้างอิงในการท า
กรอบดัชนี(Index Frame) ตัวอย่างเช่นข้อมูลที่อยู่ในแถว E(Row E) และช่อง01 (Column 01) จะมี(Grid
Location) คือ Eo1 เป็นต้น
3. ส่วนที่ท าดัชนี (Index Area)เป็นส่วนที่จะแสดงต าแหน่งการจัดวางของข้อมูล ว่าข้อมูลชุดนี้อยู่

ต าแหน่งใดในแผ่นฟิล์ม (Fiche) จะท าหน้าที่คล้ายสารบัญของหนังสือซึ่งจะมีประโยชน์มากในการหา ต าแหน่ง
ของข้อมูลที่ต้องการดูโดยไม่ต้องไปคันหาข้อมูลที่ละกรอบ โดยทั่วไปส่วนดัชนีนี้จะอยู่ด้านขวาที่กรอบล่างสุด
ของแผ่นฟิล์ม (Fiche)

8.3.7 การท าดัชนี (Indexing)
การท าดัชนีเพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลบนแผ่นฟิล์มสามารถท าได้ 3 วิธี คือ
1. Normal Indexคือการท า Index แบบธรรมดาโดยก าหนดให้ Index Frame อยู่ทางมุมขวา
ด้านล่างสุดของแผ่น
2. Column Indexคือการท า Index ตรงส่วนบนของทุก Column (ถัดลงมาจาก Title Lineซึ่ง

จะแสดงส่วนที่เป็นสารบัญให้เด่นชัดยิ่งขึ้นเนื่องจากสามารถมองเห็นสารบัญด้วยตาเปล่าได้ทันที)
3. Master Indexคือ ดัชนีหลักที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล ในกรณีที่ข้อมูลมีจ านวนมากและถูก
บันทึกลงในแผ่นไมโครฟิชหลายๆ แผ่น Master Index นี้ จะเป็นแผ่นไมโครฟิชสารบัญที่ระบุว่า ข้อมูลช่วงใด

บันทึกอยู่ในแผ่นไมโครฟิชหมายเลขใด
ข้อมูลที่แสดงในกรอบดัชนี (Index Frame) จะประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ
1. Key Information คือ ส่วนที่เป็นดัชนีหรือข้อมูลส าคัญที่ใช้ในการค้นหา เช่น เลขที่บัญชี
ของลูกค้า หรือรหัสประจาตัวของพนักงานบริษัท เป็นต้น (ตัวอักษรและเลขรหัสประจ า)

2 Grid Location คือ ส่วนที่บอกถึงต าแหน่งของข้อมูลที่บันทึกลงบนแผ่นฟิล์ม ว่าอยู่ในแถวใด
ช่องใด คล้ายกับหน้าสารบัญของหนังสือทั่วไป ตัวอย่างเช่น A01, L11 (ตัวอักษรกับตัวเลข 2 ตัวหน้า)