Page 137 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 137
~ 132 ~
รูปกรอบดัชนี
8.3.8 การน าข้อมูลบนแผ่นไมโครฟิล์มมาใช้งาน
เนื่องจากข้อมูลที่บันทึกลงบนแผ่นฟิล์มนั้นถูกบันทึกด้วยอัตราส่วนขนาดเล็กมา ทั้งนี้เพื่อความ
ปลอดภัยของข้อมูลและประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ จึงท าให้ไม่สามารถมองเห็นได้ด้วยตาเปล่า ดังนั้นเมื่อ
ต้องการน าข้อมูลกลับมาใช้งาน จึงต้องใช้เครื่องอ่านไมโครฟิช (Microfiche Reader) ซึ่งให้เลขขยายขนาดของ
ข้อมูลบนแผ่นฟิล์มให้มีขนาดใหญ่บนจอภาพให้สามารถอ่านได้อย่างสบายตา และในกรณีที่ต้องการใช้ข้อมูล
นั้นในรูปของเอกสารก็สามารถสั่งพิมพ์ได้ทันทีโดยใช้เครื่องอ่าน พิมพ์ไมโครฟิช (MicroficheReader Printer)
8.3.9 การจัดเก็บและดูแลรักษาแผ่นฟิล์ม (Microfiche Storage and Care)
1. ควรน าแผ่นฟิล์มใส่ซองไว้เสมอเมื่อยังมิได้ใช้งาน โดยใส่ไว้ของละหนึ่งแผ่น ไม่ควรน าแผ่นฟิล์ม
หลายๆ แผ่น ใส่ไว้ในของเดียวกัน เพราะอาจท าให้เนื้อฟิล์มติดกันได้เมื่อต้องเก็บไว้เป็นเวลานาน
2. การจับฟิล์มที่ถูกต้องควรจับที่ขอบทั้งสองข้างของแผ่นฟิล์ม การจับที่เนื้อฟิล์มโดยตรง แม้จะไม่มี
ผลต่อข้อมูล แต่ก็อาจะท าให้ติดเป็นรอยนิ้วมือบนแผ่นฟิล์มได้
3. ไม่ควรวางแผ่นฟิล์มไว้ในที่มีแสงแดดส่องถึงหรือบริเวณที่มีความร้อนสูง
4. ควรเก็บฟิล์มไว้ในตู้เหล็กที่มิดชิด (หากมีปริมาณมาก) เพื่อความเป็นระเบียบและความปลอดภัย
ของข้อมูล
5. ห้องที่ใช้เก็บฟิล์มควรเป็นห้องที่มีอุณหภูมิปกติ ไม่จ าเป็นต้องเป็นห้องปรับอากาศ แต่ไม่ควรเป็น
ห้องใต้ถุนตึกที่มีความชื้น หรือห้องเพดานที่มีความร้อน
