Page 141 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 136 ~

2. พิจารณาจากวิธีการเก็บเอกสารและโอนย้าย ( Filing & Transfer methods) เพราะเอกสารใน
แหล่งเก็บเอกสาร อาจถูกเก็บไว้โดยไม่ค่อยได้ใช้หรือมิได้โอนย้ายเข้าแหล่งเก็บ อาจจะท าให้แหล่งเก็บเอกสาร

บรรจุเอกสารโดยไม่จ าเป็น ให้สูตรดังนี้

สูตรจ านวนเอกสารที่น ามาใช้
จ านวนเอกสารที่ไม่ได้ใช้

ตัวอย่างในแหล่งเก็บมีเอกสาร3,000ฉบับ
จ านวนเอกสารที่น ามาใช้เพียง3000 ฉบับ

ดังนั้น สูตรจะได้ดังนี้300 =10 เปอร์เซ็นต์
3,000
จะเห็นว่า เอกสารที่เก็บถูกน ามาใช้เพียง 10 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น ต่ ากว่ามาตรฐานที่ก าหนด คือ

ต่ ากว่า 15 เปอร์เซ็นต์ ต้องปรับปรุง
15- 20 เปอร์เซ็นต์ พอใช้
เกิน20เปอร์เซ็นต์ ดี

การปรับปรุงก็คือต้องตรวจสอบถึงระบบการโอนเอกสารอาจไม่ดีพอ การเก็บเอกสารที่ไม่จ าเป็น
อาจจะมีมากกว่าปกติก็เป็นได้
3. การวัดประสิทธิภาพของบุคลากรใช้วัดประสิทธิภาพโดยการก าหนดมาตรฐานการท างานไว้เป็น
เกณฑ์(Performance Standard) การก าหนดมาตรฐานการท างานนั้น จะต้องวิเคราะห์ความยากง่ายของงาน
เป็นหลัก น าเอาเวลาการปฏิบัติเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ตลอดจนการน าประสิทธิภาพของเครื่องมืออุปกรณ์ในการ

ปฏิบัติงาน
งานทุกชนิดจะถูกก าหนดมาตรฐานไว้อย่างแน่นอนและระบุเวลาในการปฏิบัติงานแต่ละชิ้น เช่น
งานแยกเอกสาร 1 นาที แยกเอกสารได้ 30 ฉบับ

งานลงทะเบียนเอกสาร1 นาที ลงทะเบียนได้7 ฉบับ
งานเก็บเอกสาร1 นาที เก็บเอกสารได้5 ฉบับ
เมื่อได้ก าหนดมาตรฐานในการท างานไว้แล้ว ที่เป็นมาตรฐานที่ใช้วัดประสิทธิภาพของการท างานของ
บุคลากรในหน่วยงานได้

4. ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน ( Operating Cost) ซึ่งอาจเป็นมาตรฐานที่ไม่เหมือนกัน
ทุกหน่วยงานก็จริง แต่ถ้าได้ก าหนดไว้จากการประเมินมาตรฐานของค่าใช้จ่ายส านักงาน ก็อาจจะเป็นข้อมูลให้
การวิเคราะห์ระบบเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
โดยปกติในหน่วยงานเอกสาร ควรจะแบ่งแยกค่าใช้จ่ายของการด าเนินงานได้ดังนี้

ต้นทุนการผลิตและจัดเก็บเอกสารประมาณ 10-40 เปอร์เซ็นต์
เงินเดือนของพนักงานประมาณ60-70 เปอร์เซ็นด์
ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ไม่เกิน10 เปอร์เซ็นต์