Page 143 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 138 ~

ผลดี ผลเสีย

1. สะดวกในการจัดเรียงรายชื่อตามตัวอักษร 1. เอกสารถ้ามีมากอาจยุ่งยากในการด าเนินการ
2. เอกสารสามารถเรียงเข้าแฟูมได้โดยตรง 2. เอกสารที่มีเรื่องคล้ายๆกันแต่ต้องแยกกันอยู่
เมื่อดัชนีแล้ว คนละแฟูม
3. สะดวกในการค้นหาเพราะมีรายชื่อให้อ่านแม่นย า 3. ถ้ามีรายชื่อมากก็ต้องสิ้นเปลืองแฟูมมาก

4. เหมาะกับธุรกิจทุกประเภท

9.3.2 วิธีการเก็บเอกสารตามตัวเลข
เป็นวิธีการเก็บเอกสารที่เอาตัวเลขเข้ามาช่วยร่วมกับตัวอักษรซึ่งมีผลดีและผลเสียดังนี้

ผลดี ผลเสีย

1. เก็บค้นได้แม่นย าเพราะชื่อแฟูมเป็นตัวเลข 1. เป็นการเก็บโดยอ้อมต้องเพิ่มขั้นตอนที่บัตรดัชนี
2. การขยายหมายเลขแฟูมท าได้สะดวกโดยไม่ ก่อนไม่สมบูรณ์ในตัวเอง

จ ากัด 2. การเพิ่มหมายเลขแฟูมอาจผิดพลาดได้ง่าย
3. ดูรายชื่อจากบัตรดัชนีก็ทราบแฟูมของลูกค้าได้ 3. ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจากการที่ต้องท าแหล่ง
เก็บบัตรดัชนี

9.3.3 วิธีการเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์
เป็นอีกวิธีหนึ่งที่นิยมเอาสถานที่มาเป็นหน่วยเก็บมีผลดีและผลเสียอยู่ด้วยกันคือ

ผลดี ผลเสีย

1. เมื่อทราบที่อยู่ผู้เกี่ยวข้องก็ค้นหาได้เลย 1. เมื่อลูกค้าย้ายที่อยู่ใหม่ก็ต้องจัดท าแฟูมใหม่อีก
2. เป็นการแบ่งเขตลูกค้าได้ตามการควบคุมของ 2. ถ้าไม่ช านาญในชื่อสถานที่จะจัดแยกบัตรน า
งาน และแฟูมล าบาก
3. เหมาะกับธุรกิจที่นิยมแบ่งประเภทสินค้าและลูกค้า

9.3.4 การเก็บเอกสารตามเรื่อง

บางครั้งในเอกสารนั้น เรื่องมีความส าคัญกว่าชื่อลูกค้า เพื่อให้สะดวกในการรวมเรื่องเป็นประเภท
เดียวกันให้อยู่รวมกัน แต่ผลดีและผลเสียก็ยังมีอยู่เช่นเดิม