Page 138 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 138
~ 133 ~
8.3.10 อุปกรณ์การเก็บข้อมูลระบบไมโครฟิล์ม
เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบไมโครฟิล์ม แม้จะเป็นวิธีที่ทันสมัยและประหยัดเนื้อที่ แต่ก็
ค่อนข้างสลับชันซ้อนและวัสดุอุปกรณ์ค่อนข้างมีราคา การเดือกใช้วัสดุอุปกรณ์ให้เหมาะกับประเภทและ
จ านวนเอกสารจึงมีความจ าเป็นมากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องจึงต้องศึกษาวิธีใช้ให้เหมาะสมดังต่อไปนี้
1. ฟิล์มที่จะใช้ถ่ายข้อมูลเอกสาร
1) ฟิล์มม้วน จะใช้ได้ผลสดีก็ต่อเมื่อมีการถ่ายข้อมูลเอกสารสงฟิล์มตามล าดับ โดยไม่มีการแทรกเรื่อง
อื่นๆ เพิ่มเติม เหมาะกับการใช้ในหน่วยงานที่มีพนักงานไม่มากนัก การเรียกค้นข้อมูลจะค่อนข้างช้ากว่าฟิล์ม
แผ่น เพราะถ้าคันเรื่องทายๆ ก็จะต้องอ่านผ่านข้อมูลตอนต้นๆ ฟิล์มม้วนยังมีอีกหลายประเภท เช่น
- ฟิล์มม้วนเปิด คือ ฟิล์มที่มีม้วนอยู่บนแกนถ่ายรูป ใช้ถ่ายเอกสารต่างๆ ได้
- ฟิล์มม้วนในกล่องพลาสติก เพื่อปูองกันการขูดรีด ท าให้เอกสารหรือข้อมูลที่ถ่ายไม่ชัดเจนแต่ราคา
ค่อนข้างสูง
- ฟิล์มคาสเซตต์ ลักษณะคล้ายม้วนเทปคาสเซตต์ ฟิล์มชนิดนี้มีราคาแพงที่สุด
2) ฟิล์มแผ่น ใช้ถ่ายข้อมูลได้ง่ายและค้นหาข้อมูลได้สะดวกกว่าฟิล์มม้วน ดังนั้นข้อมูลที่จ าเป็นต้องใช้
จึงควรถ่ายลงบนฟิล์มแผ่นชนิดนี้ แบ่งเป็นหลายลักษณะ คือ
- บัตร (Apeture) บันทึกข้อมูลที่สามารถจะอ่านได้ด้วยตาเปล่า โดยจะสามารถติดผนึกบนบัตรโดยไม่
จ าเป็นต้องใส่เข้าเครื่องอ่านก็ได้
- บัตร (Card Jacket) บัตรกว้างขนาด 4 x 6* ใช้บันทึกข้อมูลย่อส่วนได้ถึง 30 ภาพ เป็นบัตรดัชนีที่
บรรจุอยู่ในซองพลาสติก มักใช้กับประวัติของบุคคลทั่วไป เพราะจะได้ข้อมูลครบถ้วนพอดี
- บัตร (Microjacket) เป็นบัตรพลาสติก มีช่องใส่ฟิล์ม โดยจะตัดฟิล์มสอดเข้าไปได้ บัตรนี้นิยมใช้ฟิล์ม
ที่เก็บข้อมูลที่เป็นแผนที่หรือภาพต่าง ๆ
- ไมโครฟิช (Microfiche) บรรจุข้อมูลได้หลายๆ หน้า เป็นกรอบเล็ก ๆ เก็บข้อมูลได้มาก ใส่เข้าเครื่อง
อ่านข้อมูลก็สะดวก
2. กล้องถ่ายข้อมูล
1) กล้องชนิดคงที่ นิยมใช้ถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ระบบการท างานคล้ายกับกล้องถ่ายรูป
2) กล้องชนิดหมุนได้ กล้องชนิดเอกสารและฟิล์มจะหมุนไปพร้อม ๆ กันขณะถ่ายภาพ มีระบบ
สายพานถ่ายรูปโดยอัตโนมัติ
3) กล้องถ่ายเป็นระยะ โดยจะเคลื่อนไปทีละขั้นตอนที่วางเอกสารหรือข้อมูลลงไปที่ละครั้ง
3. เครื่องล้างฟิล์ม ปัจจุบันเครื่องล้างฟิล์มและเครื่องถ่ายข้อมูลจะอยู่ในเครื่องเดียวกัน แต่ถ้าใช้คนละ
เครื่อง แม้ราคาจะถูกกว่าแต่ก็เป็นการเพิ่มกระบวนการของเจ้าหน้าที่อีกขั้นตอนหนึ่ง
4. เครื่องอ่านฟิล์ม มีหลายประเภท ซึ่งด้องเลือกซื้อให้เหมาะสมกับประเภทของฟิล์มที่เก็บ แต่ควร
พิจารณาถึงความคมของภาพ การได้แสงสว่างที่ชัดเจนและง่ายต่อการปฏิบัติงาน นอกจากนั้นการเลือกซื้อ
เครื่องอ่านและเครื่องพิมพ์ส าเนาในเครื่องเดียวกันได้ ก็จะประหยัดเวลาในการท างาน
