Page 133 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 133
~ 128 ~
8.3.4 ล าดับขั้นปฏิบัติการของการเก็บข้อมูลด้วยไมโครฟิล์ม
เมื่อผู้มีหน้าที่ได้ตัดสินใจที่จะเก็บข้อมูลระบบไมโครฟิล์มแล้ว ก็จะต้องเตรียมเครื่องมือและวัสดุ
อุปกรณ์ให้พร้อมและจ าเป็นต้องปฏิบัติตามล าดับขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. น าเอกสารหรือข้อมูลสอดเข้าไปในเครื่องถ่ายไมโครฟิล์มและกดปุุมถ่ายฟิล์ม ถ้ามีเอกสารหลายๆ
ฉบับ ก็สอดเอกสารอย่างต่อเนื่องได้เลย เครื่องถ่ายจะท าการถ่ายเอกสารลงในฟิล์มอย่างต่อเนื่อง
2. น าฟิล์มที่ได้ถ่ายเสร็จแล้วไปล้างในเครื่องล้างฟิล์ม
3. ถ้าเป็นฟิล์มชนิดม้วนก็ใส่ม้วนฟิล์ม ( Roll Film) เก็บไว้ กรณีถ่ายออกมาเป็นแผ่น ( Fiche) ที่ควร
เก็บลงในกล่องเก็บฟิล์มหรือแผงเก็บฟิล์ม (Jacket) และท าดัชนีก่อนน าเก็บ
4. เมื่อต้องการจะเรียกข้อมูลมาใช้หรือจะอ้างอิงอย่างไร ก็น าฟิล์มที่เก็บไว้นั้นไปใส่เครื่องอ่านฟิล์มซึ่ง
จะมีทั้งเครื่องอ่านฟิล์มชนิดม้วน และเครื่องอ่านฟิล์มชนิดแผ่น ในกรณีที่จะใช้เอกสารที่อ่านจากฟิล์มหลายๆ
ส าเนา ก็สามารถสั่งให้เครื่องอ่านไมโครฟิล์ม พิมพ์ส าเนาจากจอภาพกี่ส าเนาก็ได้
น าเอกสารเข้าเครื่องถ่าย
น าฟิล์มที่ถ่ายแล้วท าดัชนีชื่อเรื่อง
น าฟิล์มที่ท าดัชนีแล้วไปเก็บในแหล่งเก็บ
น าฟิล์มไปเข้าเครื่องอ่าน
ในกรณีจะเรียกข้อมูลมาใช้หรืออ้างอิง
เครื่องถ่ายฟิล์ม
