Page 130 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 125 ~

การเก็บข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์จะลดจ านวนการใช้กระดาษของส านักงานสงได้เกือบสิ้นเชิง การต้น
หาเอกสารจะลดความยากล าบากลง เพราะเพียงแต่กดรหัสที่ท าไว้ตรงกับรหัสของข้อมูลที่จัดเก็บก็จะได้ข้อมูล

ในเอกสารปรากฏออกมาบนจอภาพเพียง 4- 5 วินาที และเครื่องจะสามารถพิมพ์ออกมาใช้ได้เป็นเอกสารที่
สมบูรณ์ทุกประการ
ขนาดของเครื่อง คอมพิวเตอร์ที่ควรใช้เก็บข้อมูล เครื่องคอมพิวเตอร์ได้ถูกพัฒนามานานแล้ว จน
ปัจจุบันมีประสิทธิภาพในการใช้งานเป็นอย่างดี ขนาดของเครื่องและสมรรถนะการท างานนั้นแตกต่างกันไป

บ้างตามสมควรและความเหมาะสมในการใช้งาน 4 ชนิด
1. ไมโครคอมพิวเตอร์ (Micro Computer)เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่สุด เหมาะที่จะใช้เก็บ
ข้อมูลหรือรายละเอียดส่วนบุคคลที่ไม่ต้องการผลการท างานที่สลับขับซ้อนมากนัก มีขนาดเด็กสุดเกือบเท่าฝุา
มือหรือเท่าสมุดบันทึก สะดวกในการพกพาหรือน าไปในสถานที่ต่างๆ ได้สะดวกมาก เครื่องนี้จะประกอบด้วย

แผ่นบังคับการท างานเพียงชุดเดียว
2. มินิคอมพิวเตอร์ (Mini Computer)เป็นคอมพิวเตอร์อเนกประสงค์ ที่เหมาะส าหรับการจัดเก็บ
ข้อมูลในลักษณะใหญ่ขึ้น มีความเร็วและการค านวณได้มากกว่าไมโครคอมพิวเตอร์
3. มิเดียม สเกล คอมพิวเตอร์ (Medium-Scale Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่มี

ระบบการตรวจสอบวงจรและโปรแกรมการควบคุมการท่างานที่สมบูรณ์แบบ สามารถต่อพวงกับเครื่องย่อยได้
จ านวนมาก นิยมใช้เป็นศูนย์กลางการควบคุมระบบคอมพิวเตอร์ชนิดกระจายข้อมูล และสามารถเก็บข้อมูลได้
หลายร้อยล้านรายการ เหมาะที่จะใช้ในธนาคารขนาดใหญ่ ส านักงานหรือองค์การขนาดใหญ่

4. ลาร์จ สเกล คอมพิวเตอร์ (Large Scale Computer)เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ใหญ่สุด ท างานได้
รวดเร็วกว่าทั้ง 3 ระบบดังกล่าวแล้ว
ระบบการท างานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบการท างานโดยทั่วๆ ไป ของคอมพิวเตอร์จะแบ่ง
ระบบการท างานหรือเก็บข้อมูลในลักษณะ 4 ส่วนหรือ 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. ส่วนรับข้อมูลหรือส่วนปูอนเข้า ( Input Unit) ส่วนนี้จะท าหน้าที่รับซ้อมูลจากการส่งข้อมูลผ่าน

แปูนพิมพ์ไปเก็บไว้ในหน่วยความจ าและหน่วยความจ่านี้จะส่งให้หน่วยประมวลผลท าการแปลข้อความอีกต่อ
หนึ่ง
2. ส่วนประมวลผลกลาง หรือหน่วยเก็บข้อมูล (Storage Unit) จะท าหน้าที่เก็บข้อมูลหรือข่าว

สารไว้จนกว่าจะเรียกมาใช้เมื่อต้องการ
3 ส่วนกรรมวิธี (Processor Unit) ส่วนนี้จะมีหน้าที่แปลค าสั่งและควบคุมการปฏิบัติงาน และท า
การค านวณออกมาในลักษณะต่างๆ ตามที่ผู้ใช้สังการ
4. ส่วนแสดงผล (Output Unit) ส่วนนี้จะแสดงผลหรือรายละเอียดตามที่สั่งการออกมาทางจอ

ภาพหรือส่งให้พิมพ์ตามจ านวนที่ต้องการ
ระบบการท างานของพนักงานเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ระบบเก็บเอกสารด้วยเครื่อง
คอมพิวเตอร์โดยทั่วๆ ไป จะช่วยให้สามารถประหยัดเนื้อที่เก็บเอกสารและช่วยความจ าของพนักงาน
เอกสารได้เป็นอย่างดี เอกสารจ านวนมากจะถูกส่งให้เก็บไว้ในส่วนรับข้อมูล โดยมีระบบควบคุมที่ดี

ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน เมื่อพนักงานเก็บเอกสารตัดสินใจที่จะเก็บเอกสารไว้ในระบบ
คอมพิวเตอร์ก็สามารถปฏิบัติได้ง่ายดาย ซึ่งขั้นตอนของการปฏิบัติงานมีดังต่อไปนี้