Page 126 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 121 ~

จะเห็นได้ว่าอักษรน่าหน้าชื่อหนึ่งตัวอักษรจะแปงกลุ่มสีเป็น 5 กลุ่ม โดยก าหนดให้ตัวอักษรตัวที่สอง
ของหน่วยแรกเป็นตัวก าหนดสี ไม่ว่าตัวอักษรใดจะน าหน้าชื่อก็จะต้องเป็น 5 กลุ่มสีเสมอ ดังนั้น อักษรน้ าหน้า

ชื่อหนึ่งตัวอักษรจะก าหนดให้มีบัตรน่า 5 บัตรเป็นอย่างน้อย อาจจะเป็น 5 บัตรน าก็่ได้ แต่ต้องอยู่ในกลุ่มสี
เดียวกัน เช่น ลูกค้าที่มีชื่อหน่วยแรกที่ขึ้นตันด้วยอักษร P จ านวนมาก ก็จะแบ่งบัตรน าหลักได้ดังนี้ P (เหตุที่ไม่
ใช้ Pa เพราะบางชื่ออาจจะมีหน่วยแรกเป็นอักษรเดี่ยว เช่น P.C.(Store)
Pe

Pi
Po
pr
เมื่อพนักงานเอกสารเปิดลิ้นชักออกจะพบสีที่แตกต่างกัน 5 สี ซึ่งหมายถึงตัวอักษรนาหน้าชื่อนั้นแบ่ง

ออกเป็น 5 กลุ่มใหญ่ ๆ ตั้งแต่ บัตรน่า แฟูมเฉพาะ และแฟูมเบ็ดเตล็ด ในช่องอักษรเดียวกันจะเป็นสีเดียวกัน
เสมอ ส่วนบัตรน าพิเศษใช้สีขาว และบัตรน าออกให้ใช้สีแดง
ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารแบบ Variadex System ที่ใช้สีเข้าช่วยนี้ ช่วยให้สามารถเก็บค้นห าเอกสารได้
สะดวกและรวดเร็ว เหมาะกับบริษัทห้างร้านที่มีเอกสารจ านวนมากและรายมชื่อลูกค้าค่อนข้างมาก

8.1.2 Triple-check Automatic Index
การเก็บเอกสารภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้าช่วยอีกวิธีหนึ่งคือ ระบบตรวจสอบถึงขั้นตอน ท าให้การ

จัดเก็บสะดวกและค้นหารวดเร็วที่สุด เหมาะส าหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีเอกสารจ านวนมาก ผลิตโดยบริษัท
Remington Rand Co Ltd. ซึ่งมีระบบการจัดเก็บและจัดล าดับอุปกรณ์ดังต่อไปนี้
1. บัตรน าตัวอักษรของหน่วยแรกที่เป็นบัตรน าหลัก จะถูกแบ่งออกเป็น 30 บัตร (30 Divisio1Chart)
แบ่งกลุ่มอักษรเป็นบัตรน าหลัก 30 บัตร และให้หมายเลขของบัตรน าหลักไว้ดังนี้