Page 121 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 116 ~

ขั้นตอนในการเก็บเอกสารตามตัวอักษร ควรปฏิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ คือ
1. เมื่อได้รับค าสั่งให้เก็บเอกสาร ให้ตรวจดูบัตรที่หน้าลิ้นชักว่ามีช่องอักษรตั้งแต่อักษรใดถึงอักษรใด ก็

เปิดสิ้นชักนั้นออกตามตัวอักษรของเอกสารที่จะเก็บ
2. ตู้บัตรน าหลักที่น าเอกสารตามตัวอักษรที่จะเก็บ
3 ถ้าเอกสารนั้นไม่มีแฟูมเฉพาะ ก็ให้น่าเอกสารนั้นใส่ไว้ในแฟูมเบ็ดเตล็ดที่อยู่ท้ายแฟูมเฉพาะในช่อง
อักษรเดียวกันนั้น

4. แต่ถ้าเอกสารฉบับนั้นมีหน่วยเก็บที่มีแฟูมเฉพาะแล้ว ก็น าเก็บในแฟูมเฉพาะ
ในกรณีที่จะค้นเอกสาร ก็คงต้องปฏิบัติเช่นเดียวกันกับการน าเข้าเก็บ เมื่อเอกสารที่จะค้นไม่มีแฟูม
เฉพาะ ก็แสดงว่าเอกสารจะต้องอยู่ในแฟูมเบ็ดเตล็ดที่วางอยู่หลังแฟูมเฉพาะนั้นในช่องอักษรเดียวกัน แฟูม
ทั้งหมดจะวางไว้ในสิ้นชักตู้เก็บเอกสารชนิด 4 ลิ้นชัก เป็นตู้ที่เหมาะสมที่สุด

จะเห็นว่า การเก็บเอกสารตามตัวอักษรเป็นการเก็บค้นได้โดยง่าย สะดวก รวดเร็ว เหมาะส าหรับ
หน่วยงานขนาดกลางดั้งได้กล่าวมาแล้วในตอนต้น

7.6.2 การเก็บเลกสารตามภูมิศาสตร์หรือภูมิภาค

การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์หรือภูมิภาค จะเหมาะสมกับหน่วยงานที่ประสงค์จะแบ่งเอกสารของ
ลูกค้าออกตามสาขาหรือพื้นที่ต่างๆ เช่น แบ่งเป็นเขต ภูมิภาค จังหวัด หรือท้องถิ่นต่างๆ หรือแม้แต่แบ่งเป็น
ประเทศอีกด้วย

ธุรกิจหรือหน่วยงานที่เหมาะสมกับการจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์หรือภูมิภาคนี้ ก็คือ หน่วยงาน
ที่ประกอบธุรกิจ ไปรษณีย์ ขนส่ง การค าต่างประเทศ บริษัทขนส่ง หรือธุรกิจที่แบ่งเขตการติดต่อเป็นส าคัญ
หลักของการใช้บัตรน าเขตธุรกิจก็คือ สถานที่ที่ใหญ่ที่สุด
ในกรณีหน่วยงานประสงค์จะแบ่งเขตติดต่อภายในประเทศ จะต้องจัดบัตรน าหลักเป็นชื่อจังหวัดบัตร
น้ ารองเป็นชื่ออ าเภอ แฟูมเบ็ดเตล็ดเป็นชื่ออ าเภอตามด้วยรายชื่อห้างร้านหรือบุคคลเป็นแฟูมเฉพาะ