Page 117 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 112 ~

2. การใช้บัตรน าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ บัตรน าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ มีชื่อบอกลักษณะของการท า
หน้าที่เป็นบัตรที่ช่วยบัตรน าหลักอีกต่อหนึ่ง เพราะในช่องของบัตรน าหลักบัตรหนึ่งอาจจะมีแฟูมในช่องอักษร

หมวดนั้นจ านวนมาก ก็จะแบ่งส่วนนั้นด้วยบัตรน าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ ซึ่งการแบ่งช่องออกเป็นช่วงๆนั้น เรา
เรียกว่า ตอนพิเศษ บัตรน าจะพอแบ่งตอนเป็น 3 ลักษณะ คือ
1) ตอนพิเศษเกี่ยวกับชื่อ (Special names Section)
2) ตอนพิเศษเกี่ยวกับเรื่อง (Special Subject Section)

3) ดอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่ (Special date Section)
1) การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับชื่อ เมื่อมีเอกสารที่มีชื่อซ้ ากันมากๆ หรือคล้ายๆ กัน เราก็อาจ
จ าเป็นต้องแบ่งสัดส่วนของชื่อที่ซ้ าหรือคล้ายๆ กันนั้นด้วยแฟูมพิเศษของชื่อนั้น ๆ สมมติว่า ในภาษาไทยบุคคล
ที่ชื่อ สมชาย, สมศรี มีจ านวนมาก ชื่อเหล่านี้อาจจะถูกเก็บไว้ในแฟูมชื่อ สมชาย, สมศรี แทนที่จะเก็บรวมไว้ใน

แฟูมเบ็ดเตล็ด อักษร ส. เพราะถ้าเก็บไว้ในแฟูมเบ็ดเตล็ดมากเกินไป อาจไม่สะดวกในการเก็บค้น ดังนั้น การ
จัดตอนพิเศษ ก็ควรจัดแฟูมพิเศษภายใต้ชื่อ สมชาย, สมศรี และมีบัตรน าพิเศษอยู่หน้าแฟูมนั้นในชื่อว่า
สมชาย, สมศรี ดังนี้เป็นต้น
2) การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับเรื่อง ในกรณีที่วิธีการจัดเก็บเอกสารไม่ใช่วิธีเก็บตามเรื่อง แต่เผอิญมี

ความจ าเป็นจะต้องเก็บเรื่องนั้นเพราะเรื่องมีความส าคัญกว่า ดังนี้ ควรจัดแฟูมส าหรับเรื่องนั้นๆ และจัดบัตร
น าพิเศษส าหรับเรื่องนั้นไว้ด้วย
3) การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่ การแบ่งตอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่จ าเป็นเมื่อมีวันที่เข้ามาเกี่ยวข้อง

ด้วย เช่น การเตรียมเอกสารไว้ใช้ในวันข้างหน้า ก าหนดนัดล่วงหน้า หรือการติดตามเอกสารคืนสมมติว่าจะใช้
เอกสารฉบับใดฉบับหนึ่งในแฟูมไดแฟูมหนึ่งเป็นการล่วงหน้า เราอาจใส่บัตรน าพิเศษลงไปเป็นบัตรวันที่ เมื่อถึง
วันที่ดังระบุในบัตรน าพนักงานเก็บเอกสารก็จะน าเอกสารออกมาใช้ได้
บางครั้งเอกสารที่ถูกยืมไปใช้ พนักงานเก็บเอกสารอาจจะมีบัตรน าพิเศษ เพื่อเป็นการเตือนให้ทวงคืน
ได้โดยใช้เป็นบัตรวันที่ จะคืนวันใดก็ใส่บัตรน าพิเศษลงในวันนั้น บัตรน้ าพิเศษจะใช้คู่กับแฟูมพิเศษสมอ

3. การใช้บัตรน าออก บัตรน้ าออกจะใช้ในกรณีที่เอกสารถูกน้ าออกจากแฟูมเพราะการยืมของแผนก
อื่นๆ เพื่อเป็นการเดือนพนักงานเก็บเอกสารให้รู้ว่าเอกสารถูกน าออกไป ใครยืมไป จะส่งเมื่อใด ในบัตรน าลอก
จะมีที่เสียบรายละเอียดไว้ บัตรน าออกนี้จะใส่ไว้ในแฟูมที่เอกสารถูกน าออกไป (รายละเอียดการใช้บัตรน าออก

อยู่ในช่วงของการยืมเอกสาร)
7.5.3 การเลือกใช้ตู้เก็บเอกสาร
การใช้ตู้เก็บเอกสารที่นิยมใช้ในการเก็บเอกสารโดยทั่วๆ ไป ใช้ตู้เหล็กชนิด 4 สิ้นชัก เพราะเป็นตู้ที่มี
ขนาดสงพอเหมาะ ในหนึ่งลิ้นชักไม่ควรใส่แฟูมเกิน 40 แฟูม ขอบลิ้นชัก 2 ข้างใช้เป็นที่แขวนของแฟูมแขวนได้

ด้านล่างของลิ้นชักเป็นรางเลื่อนแผงก ากับแฟูมไม่ให้แกว่งหรือถอยร่นไม่สะดวกในการเก็บคัน
การใช้ตู้เก็บเอกสารชนิดสองบาน ที่ท าด้วยเหล็กส าหรับใส่เอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ และส าหรับใส่
เอกสารเป็นเรื่องๆ ชนิดแฟูมสันหนาในคู้สองบานจะมีขั้นวางแฟูมเอกสารปรับจ านวนขั้นได้ตามความสงของ
ในที่จะใช้ อาจจะเป็นแผนที่หรือพิมพ์เขียว แปลนหรือแผนผังต่างๆ