Page 120 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 120
~ 115 ~
7.6 การเลือกวิธีเก็บเอกสารให้เหมาะสมกับหน่วยงาน
หน่วยงานแต่ละหน่วยงานย่อมต้องการวิธีเก็บเอกสารให้เหมาะสมต่างกันไปตามความจ าเป็นและ
เหมาะสมกับสภาพของงาน กล่าวคือ หน่วยงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลจ านวนมาก หน่วยงานที่เกี่ยวข้อกับ
รายการสินค้าจ านวนมาก หน่วยงานที่มีเอกสารเข้าออกจ านวนมาก หน่วยงานที่ถือเรื่องของงานเป็นเรื่อง
ส าคัญกว่ารายชื่อบุคคล ซึ่งจะเห็นว่าความแตกต่างของงานและความส าคัญของระบบเก็บเอกสารแดง
หน่วยงานก็เป็นเรื่องที่ต้องน ามาพิจารณาด้วย
อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารแต่ละวิธีก็ไม่มีความสมบูรณ์ในตัวเอง ยังต้องอาศัยระบบผสมและ
การประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับหน่วยงานนั้นๆ ด้วย
7.6.1 การจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษร
การจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษร เป็นวิธีการจัดเก็บเอกสารวิธีหนึ่งที่นิยมเกือบทุกหน่วยงาน แต่ถ้าจะ
ให้สมบูรณ์ที่สุดก็คงจะต้องอาศัยตัวเลขเข้าช่วย เพราะตัวเลขจะช่วยในการจัดล าดับหรือบอกจ านวนแฟูมและ
เอกสารได้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น การจัดเอกสารตามตัวอักษรเป็นความส าคัญเบื้องต้น ตั้งแต่การเก็บรายชื่อบุคคล
บริษัท ห้างร้านและสถานที่ ด้วยการใช้ชื่อบุคคล บริษัท ห้างร้านหรือสถานที่เป็นชื่อแฟูม ในกรณีเก็บรายชื่อ
บุคคลและรายละเอียดในบัตร ก็จะน าชื่อเหล่านั้นพิมพ์ลงในบัตรดัชนีและเรียงตามตัวอักษร โดยมีบัตรน าเป็น
ตัวอักษรเรียงจาก ก-8 หรือ A-Z
วิธีจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษรอาจจะมีชื่อที่เก็บตามชื่อเรื่องปนอยู่ด้วย การเก็บเอกสารตามภูมิ -
ศาสตร์ก็อาจจะต้องมีชื่อบุคคลหรือห้างร้านปะปนอยู่ด้วย หรือการเก็บเอกสารตามเรื่องก็อาจจะมีชื่อบุคคล
หรือชื่อห้างร้านปนอยู่ด้วย ดังนี้เป็นต้น
การเก็บเอกสารตามด้วยอักษรมีหลักปฏิบัติที่ง่าย สะดวก รวดเร็วในการค้นหา เหมาะกับหน่วยงานที่
มีเอกสารไม่มากจนเกินไป หรือเหมาะกับหน่วยงานขนาดกลาง รายชื่อบุคคลหรือห้างร้านที่เกี่ยวข้องไม่เกิน
5,000 ราย ชื่อบุคคลหรือห้างร้านจะถูกเรียงโดยการจัดดัชนีที่ถูกต้องตามตัวอักษร การจัดวา งเอกสารควรจะ
วางในรูปตะแดงหรือแบบดั้ง (Vertical Correspondence Filing) หันหัวเอกสารไปทางซ้ายมือ วันที่ล่าสุดอยู่
ใกล้ตัวผู้เก็บ อุปกรณ์การจัดเก็บที่ส าคัญมีดังนี้
1. แฟูมเบ็ดเตล็ด เก็บเอกสารที่เป็นลูกค้าหรือผู้เกี่ยวข้องรายใหม่ วางปิดท้ายในช่องอักษรตามบัตรน า
หลักและอยู่หลังแฟูมเฉพาะ
2. แฟูมเฉพาะ เพื่อเก็บเอกสารลูกค้าหรือผู้เกี่ยวข้องเป็นประจ า
3. แฟูมพิเศษ ส าหรับผู้เกี่ยวข้องหรือถูกค้าพิเศษ
4 บัตรน าหลัก ใช้น้ าอักษรและแบ่งช่วงเอกสารออกเป็นช่วง
5. บัตรน าออก ใช้เมื่อเอกสารถูกน าออกไป
