Page 116 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 111 ~

เมื่อถูกค้ารายใดได้แฟูมเฉพาะแล้ว เอกสารของเขาจะถูกเก็บรวมไว้ในแฟูมเดียวกันไม่ปะปนกับ
เอกสารของลูกค้ารายอื่นๆ เอกสารในแฟูมเฉพาะจะเรียงไว้ตามด าดับวันที่ ให้วันที่หลังสุดอยู่ใกล้ตัวผู้เก็บ

เอกสาร แฟูมเฉพาะนี้จะถูกเรียงไว้ตามตัวอักษรในชื่อของส่วนยื่นของแฟูม ต าดับของแฟูมเฉพาะจะเรียงต่อ
จากบัตรน้ าหลักในหมวดอักษรนั้น
3. การใช้แฟ้มพิเศษ แฟูมพิเศษจะเป็นแฟูมบรรจุเอกสารที่พนักงานเห็นว่าควรจะมีแฟูมพิเศษส าหรับ
เอกสารของลูกค้ารายนั้น เช่น เป็นลูกค้าพิเศษกว่าลูกค้ารายอื่นๆ เป็นลูกค้าที่มีเอกสารหรือติดต่อกันบ่อยครั้ง

หรือเมื่อจ าเป็นต้องเก็บตามเรื่องปนอยู่กับการเก็บเอกสารตามตัวอักษร ฯลฯ
ลักษณะของแฟูมพิเศษนั้น อาจจะมีลักษณะของสวนยื่นที่แตกต่างจากส่วนยื่นของแฟูมอื่นๆ การให้ดี
เข้าช่วยตรงส่วนยื่น หรือการใช้บัตรน่าพิเศษเข้าช่วย เพื่อจะเดือนพนักงานเก็บเอกสารด้วยการน าสายตาให้
เก็บและค้นได้สะดวกและรวดเร็วกว่าลูกค้ารายอื่นๆ ก็อาจท าได้

7.5.2 การเลือกใช้บัตรน า
บัตรน าจะช่วยให้การเก็บค้นได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น เพราะบัตรน่าจะช่วยน าสายตาโดยการบอกชื่อ
หมวดอักษรของแฟูมต่างๆ แสดงการค้นแฟูมเก็บเอกสารออกเป็นช่องอักษรได้ชัดเจน และยังเป็นส่วนช่วย
ประคองแฟูมให้ตรงเป็นระเบียบ เอกสารไม่หักงอได้อีกด้วย เราแบ่งหน้าที่ของบัตรน้าได้ 3 ชนิด คือ

1 บัตรน าหลัก (Primary Guides)
2. บัตรน้ าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ (Auxiliary or Special Guides)
3 บัตรน าออก (Out Guides)

1. การใช้บัตรน่าหลัก บัตรน าหลักจะเป็นบัตรน่าสายตาของพนักงานเก็บ ให้รู้ว่าในช่องอักษรหลัง
บัตรน าหลักนั้นจะเป็นแฟูมที่มีช่องอักษรหมวดใด ชื่อของบัตรน าหลักอาจจะเป็นชื่อดัชนีเดี่ยวและดัชนีคู่ก็สุด
แล้วแต่ความเหมาะสมและความจ่าเป็น ถ้ามีแฟูมเอกสารไม่มากก็อาจจะใช้ชื่อดัชนีคู่ เช่น A-C แสดงว่า
ภายหลังบัตรน า A-C แล้วแฟูมเอกสารจะต้องอยู่ในช่องหมวดอักษร A, B, C แต่ถ้าแฟูมเอกสารมีมากก็ควร
ก าหนดให้ชื่อบัตรน าหลักเป็นชื่อดัชนีเดียว เช่น A, B, C เป็นต้น บัตรน่าหลักจะมีสวนยื่นอยู่ใน ต าแหน่งใดก็ได้

แต่ถ้าจะให้สะดวกควรให้มีส่วนยื่นอยู่ในต าแหน่งที่ 1 เพราะจะง่ายต่อการมองเห็นหมวดอักษรที่เป็นชื่อของ
บัตรน่าและแลดูค่อนข้างจะสวยงามเป็นระเบียบกว่าวิธีอื่น

รูปการเรียงบัตรน าและแฟ้ม