Page 115 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 115
~ 110 ~
1แฟูมเบ็ดเตล็ด (Miscellaneous Folders)
2แฟูมเฉพาะ (Individual Folders)
3. แฟูมพิเศษ (Special Folders)
1. การใช้แฟ้มเบ็ดเตล็ด แฟูมเบ็ดเตล็ดจะเป็นแฟูมใส่เอกสารที่เพิ่งได้รับมาใหม่และเป็นเอกสารที่ยัง
ไม่มีแหล่งเก็บเป็นแฟูมเฉพาะแต่อย่างใดเพราะเอกสารของลูกค้ารายใหม่หากจะใส่ลงไปในแฟูมเฉพาะที่ไม่รวม
กับเอกสารอื่นๆ ก็อาจจะสิ้นเปลืองแฟูมโดยไม่จ าเป็น เพราะรายชื่อของลูกค้าอาจจะมีเอกสารเพียงหนึ่งหรือ
สองฉบับก็ได้ เพราะฉะนั้นเอกสารของลูกค้าที่มีไม่มาก ควรใส่ไว้ในแฟูมเบ็ดเตล็ด ซึ่งจะรวมกันเอกสารของ
รายชื่อลูกค้ารายอื่นๆ ภายใต้บัตรน าหลักหมวดอักษรเดียวกัน
การเรียงเอกสารในแฟูมเบ็ดเตล็ดของลูกค้าหลายๆ ราย จะต้องเรียงไว้ตามตัวอักษร ถ้าเป็นลูกค้าราย
เดียวกัน ตั้งแต่ 3 ชื่ อ เอกสารลูกค้าผู้นั้นจะต้องเรียงไว้ตามล่ าดับวันที่และให้วันที่หลังสุดอยู่ใกล้ตัวผู้เก็บ
เอกสาร ส าหรับชื่อของแฟูมเบ็ดเตล็ดนั้น จะต้องใช้ชื่อให้เหมือนกันกับบัตรน าหลัก สมมติว่า บัตรน้ าหลัก
หมวดอักษร B แฟูมเบ็ดเตล็ดจะต้องมีชื่อเป็นอักษร B ด้วย แสดงว่าลูกค้าใหม่หรือลูกค้าที่ยังไม่ได้แฟูมเฉพาะก็
จะถูกเก็บไว้ในแฟูมเบ็ดเตล็ด B ทุกฉบับ ซึ่งโดยธรรมเนียมปฏิบัติกันแล้ว ถ้าพนักงานเก็บเอกสารเห็นว่ารายชื่อ
ลูกค้าในแฟูมเบ็ดเตล็ดมีถึง 6 ฉบับ แสดงว่าลูกค้าผู้นั้นคงจะมีโอกาสติดต่อกับหน่วยงาน ตลอดไป และควรจะ
ดึงเอาเอกสารของลูกค้าผู้นั้นไปใส่ไว้ในแฟูมเฉพาะภายใต้ชื่อของลูกค้าผู้นั้นตลอดไป แฟูมเบ็ดเตล็ดนี้ โดยปกติ
จะวางไว้เป็นแฟูมสุดท้ายหลังแฟูมเฉพาะในช่องอักษรของบัตรน่าหลักเดียวกัน ส าหรับส่วนยื่นของแฟูมเป็ด
เคล็ดจะอยู่ในต าแหน่งที่ 2 ความกว้างเท่ากับส่วนอื่นของบัตรน า
รูปการเรียงแฟ้มเบ็ดเคล็ดและแฟ้มเฉพาะอักษรเดียวกัน
2.การใช้แฟ้มเฉพาะแฟูมเฉพาะจะเป็นแหล่งเก็บเอกสารของลูกค้าที่เชื่อว่าจะเป็นลูกค้าตลอดไป
หรืออาจจะต้องติดต่อเกี่ยวข้องกันต่อไปภายหน้า โดยปกติพนักงานเก็บเอกสารจะพิจารณาดูว่าโอกาสใดจะ
เปิดแฟูมเฉพาะให้ลูกค้า เมื่อใดที่เห็นว่าเอกสารมีมากพอก็จะเปิดแฟูมเฉพาะให้
