Page 119 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 119
~ 114 ~
7.5.4 การจัดวางตู้เก็บเอกสาร
การจัดวางตู้เก็บเอกสารให้เหมาะสมกับประเภทและขนาดของส านักงาน จะช่วยให้ห้องจัดเอกสารมี
ระเบียนเรียบร้อย ประหยัดเนื้อที่และสะดวกในการใช้สอย ข้อควรค านึงถึงในเบื้องต้นก็คือ ขนาดของห้องและ
ความสะดวกในการปฏิบัติงานเป็นส าคัญ พนักงานเก็บเอกสารควรจะวางรูปแบบโดยท าเป็นแผนผังของห้อง
ทางเดินหน่วยงานเอกสารและความสะดวกปลอดภัยในการปฏิบัติงานอื่น ควรค านึงถึงหลักการตังต่อไปนี้
1 ขนาดของห้องปฏิบัติงานกันตู้เหมาะสมกันหรือไม่ ถ้าห้องแคบและมีผู้เก็บเอกสารจานวนมากมา
จะต้องวางคู้ไว้ริมทางรอบๆ ห้อง แต่อาจไม่สะดวกในการใช้สอย
2. ต้องพยายามจัดให้ตู้เก็บเอกสารสะดวกในการใช้สอบของผู้รับผิดชอบ การท าดังนี้จะช่วยให้
ประหยัดเวลาในการปฏิบัติงาน เพราะพนักงานไม่ต้องเดินไปหาเพื่อเก็บต้นเอกสาร ท าให้เสียเวลามาก
3. คู่เก็บเอกสารควรมีขนาดกลาง ยาว หรือสูงพอๆ กัน ถ้าเป็นไปได้ควรมีขนาดที่เท่ากัน จะ ท าให้
ลักษณะของห้องแลดูสวยงามน่าอยู่และเจริญตาของผู้พบเห็น ท าให้เกิดทัศตนคติที่ดีต่อผู้ปฏิบัติงาน
4. ถ้าจ าเป็นต้องวางตู้หลายๆ ผู้ติดกันเพื่อประหยัดเนื้อที่ของห้องก็ไม่ควรวางเรียงติดกันกลางห้องเกิน
4 ตู้ และควรเว้นว่างระหว่างตู้ที่ติดกัน 4 ตู้นั้นพอเหมาะที่จะเดินผ่านได้ เพื่อสะดวกในการปฏิบัติงาน
5. ตู้เก็บเอกสาร ถ้าวางเรียงไม่ดีจะเป็นสิ่งที่กั้นความเย็นและบังแสงสว่าง ดังนั้น จึงควรค านึงใน
เรื่องดังกล่าวและถือเป็นเรื่องส าคัญด้วย
6. ผู้เก็บเอกสารชนิดเคลื่อนที่ได้ อาจมีความจ าเป็นส าหรับงานเอกสารจานวนมาก แม้จะมีราคาแพง
กว่า แต่ควรจะมีไว้สัก 1 หรือ 2 คู้ หากมีความจ าเป็นต้องใช้ก็จะสามารถผลักให้เคลื่อนย้ายได้สะดวกผู้ชนิด
เคลื่อนที่ได้นี้อาจวางอยู่ใกล้ตัวผู้เก็บเอกสาร
7. ผู้เก็บเอกสารอาจมีประโยชน์เพิ่มจากการใช้เป็นอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร เพราะอาจใช้ผู้
กั้นเป็นฉากก าบังในลักษณะเป็นห้องเพื่อบังตาหรือห้องที่ไม่ต้องการให้ผู้อื่นเห็นได้
จะเห็นได้ว่าตู้เก็บเอกสารหากได้รู้จักการจัดวางเรียงอย่างเป็นระเบียบ ก็จะได้ประโยชน์มาก แต่หาก
จัดวางเรียงไม่ดี ไม่เหมาะสม ประโยชน์ของการใช้ตู้จะลดน้อยลงไป
