Page 122 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 122
~ 117 ~
จะเห็นได้ว่า การจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์และภูมิภาค สามารถจะแบ่งเขตเป็นหน่วยย่อยลงไป
ได้ถึงอ าเภอ ต าบล หมู่บ้าน บ้านเลขที่ จึงเป็นเขตที่เล็กที่สุดและการจัดเก็บเอกสารวิธีนี้เหมาะแก่ ธุรกิจที่ถือ
เขตติดต่อเป็นส่วนส าคัญ ดังหน่วยงานต่างๆ ที่กล่าวแล้ว
7.6.3 วิธีเก็บเอกสารตามล่ าดับตัวเลข
การเก็บเอกสารตามล าตับตัวเลข เหมาะส าหรับการเก็บค้นเอกสารของหน่วยงานขนาดใหญ่และมี
เอกสารจ านวนมาก เช่น โรงพยาบาล ที่เก็บรายชื่อคนไข้ รัฐวิสาหกิจ ที่บริการสาธารณูปโภค เก็บรายชื่อบุคคล
ที่มาติดต่อ การเก็บรายชื่อสินค้าในสต็อก โดยอาศัยตัวเลขเข้าช่วย
ถ้าเก็บเอกสารตามตัวเลข จะมีแหล่งเก็บเอกสารอยู่ 3 แหล่ง คือ
1. แหล่งเก็บบัตรดัชนี คือเก็บรายชื่อห้างร้านและบุคคลทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง
2. แหล่งเก็บเอกสารเบ็ดเตล็ด ของผู้เกี่ยวข้องที่ยังไม่มีแฟูมเฉพาะ จะอยู่ในแหล่งเก็บแฟูมเบ็ดเตล็ด
เรียงตามตัวอักษร
3. แหล่งเก็บเอกสารแฟูมเฉพาะของผู้เกี่ยวข้องที่ได้หมายเลขแล้ว
ขั้นตอนที่ 1 เมื่อผู้เกี่ยวข้องติดต่อด้วยจะต้องพิมพ์บัตรดังนี้ ชื่อผู้เกี่ยวข้องไว้ (ดังรูป) และนาไปเก็บไว้
ในแหล่งเก็บบัตรดัชนี ขณะเดียวกันก็น าเอกสารของผู้นั้นไปใส่ไว้ในแฟูมเบ็ดเตล็ดในลิ้นชักตู้เอกสารเพราะ
เอกสารยังไม่ได้แฟูมเฉพาะ จะให้รหัสเป็นตัวเลขไม่ได้ ที่มุมบนของเอกสารด้านขวามือให้ใส่รหัส บ (เบ็ดเตล็ด)
หรือM (Miscellaneous)
สายสวาท สวยสม (น.ส.) บ
130 ถนนลิ้นจี
ทุ่งมหาเมฆ
สาธร กรุงเทพฯ10230
ขั้นตอนที่ 2เมื่อเอกสารในแฟูมเบ็ดเตล็ดของผู้เกี่ยวข้องมีพอที่จะเปิดแฟูมเฉพาะได้ พนักงานจะ
เปิดแฟูมเฉพาะเป็นตัวเลขให้ โดยย้ายเอกสารในแหล่งเก็บเอกสารเบ็ดเคล็ด ไปสู่แหล่งเก็บเอกสารตามตัวเลข
เมื่อเอกสารได้แฟูมตัวเลขอย่างใด ที่มุมบนของเอกสารที่เคยให้รหัสอักษร บ หรือ M ไว้ จะต้องลบออก ใส่
ตัวเลขให้ตรงกับตัวเลขประจ าแฟูมเฉพาะด้วย
ขณะเดียวกันต้องลบรหัส บ หรือ M ในบัตรดัชนีออกและให้ตัวเลขในบัตรดัชนีให้ตรงกับตัวเลขใน
แฟูมและตัวเลขในตัวเอกสารด้วย ต่อจากนั้นก็น าบัตรดัชนีเก็บไว้ในแหล่งเก็บบัตรดัชนีตามเดิม
จะเห็นได้ว่าขณะนี้แหล่งเก็บเอกสารตัวเลข จะประกอบไปด้วย 3 แหล่ง คือ
1.แหล่งเก็บบัตรดัชนีที่ต้องเรียงรายชื่อผู้เกี่ยวข้องตามตัวอักษรชื่อในบัตรมุมบนด้านขวาอาจ เป็น
ตัวอักษร บ หรือ M และอาจจะให้หมายเลขที่ตรงกับหมายเลขแฟูมเฉพาะ บัตรนี้จะปะปนกันไปในแหล่งเก็บ
บัตรดัชนี เมื่อพนักงานต้องการรายชื่อผู้เกี่ยวข้องคนใดก็จะเป็นบัตรดัชนีดู ก็จะรู้ว่าเอกสารของผู้นั้นอยู่ในแฟูม
เบ็ดเตล็ด หรือได้หมายเลขเป็นแฟูมเฉพาะแล้ว
