Page 123 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 123
~ 118 ~
จากแหล่งเก็บเอกสารทั้งสามแหล่งดังกล่าวแล้ว พนักงานจะต้องค้นดูจากแหล่งเก็บบัตรดัชนีก่อนทุก
ครั้งที่มีผู้เกี่ยวข้องด้วย ในแหล่งเก็บบัตรดัชนีจะบอกให้พนักงานทราบว่าเอกสารของผู้เกี่ยวข้องอยู่ในแฟูมใด
คือรหัสที่มุมบนของบัตรดัชนีจะบอกชัดเจน ถ้าเป็นรหัส บ หรือ M เอกสารจะอยู่ในแฟูมเบ็ดเตล็ดแน่นอนถ้า
เป็นตัวเลขแสดงว่าเอกสารของผู้นั้นมีแฟูมเฉพาะตามตัวเลขแล้ว
7.6.4 วิธีการเก็บเอกสารตามเรื่อง
การเก็บเอกสารตามเรื่อง เป็นการเก็บเอกสารที่ก าหนดชื่อเรื่องเป็นหน่วยเก็บ เหมาะกับธุรกิจทุก
ขนาด ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม ถ้าพิจารณาเห็นว่าชื่อเรื่องมีความส าคัญมากกว่าชื่อ
บุคคลหรือชื่อห้างร้าน พนักงานอาจจะขีดเส้นใต้ชื่อเรื่องในเอกสารหรือเขียนชื่อเรื่องลงไปในเอกสารที่จะเก็บ
ซึ่งวัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสารตามเรื่องมีพอสรุปความส าคัญได้ดังต่อไปนี้
1. เพราะเหตุว่าชื่อเรื่องที่จะเก็บมีชื่อเรื่องส าคัญกว่าชื่อบุคคลหรือชื่อห้างร้าน อาจจะเป็นการแบ่ง
ประเภทของสินค้าออกเป็นพวก หรือส านักงานทนายความ อาจแบ่งประเภทของเรื่องราวที่ว่าความแทนที่จะ
เก็บชื่อบุคคลที่เป็นลูกความ เช่น กล้องถ่ายรูป เครื่องจักร อะไหล่ ลักทรัพย์ ท าร้ายร่างกาย วิ่งราวดังนี้เป็นต้น
2. เมื่อเก็บเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับบุคคลหรือห้างร้าน เช่น เอกสารเกี่ยวกับสินค้าบางอย่างที่ไม่
เปิดเผย หรือสินค้าที่เป็นตัวอย่าง
3. เพื่อเก็บเอกสารที่มีความหมายคล้ายๆ กัน หรือเรื่องท านองเดียวกันไม่มากนัก แต่มีชื่อบุคคลหรือ
ห้างร้านเกี่ยวข้องมาก หากจะเก็บเอกสารตามชื่อบุคคลหรือห้างร้านก็จะต้องใช้แฟูมมาก
