Page 127 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 122 ~

2 ภายในบัตรน าหลัก 1 ตัวอักษร จะแบ่งซอยบัตรน้ ารองแบ่งแยกตัวยักษรหน่วยที่ 2 ของชื่ออีก9บัตร
โดยให้รหัสหมายเลขของบัตรน ารอง ดังนี้

A-B1 c=2 D-F-3 G-I=4 J-L=5
M-0=6 P-R=7 $-T=8 U-Z=9
บัตรน ารองทุกบัตรจะแบ่งหน่วยที่ 2 ของชื่อในหน่วยแรกเดียวกัน
3. บัตรน ารองทั้ง 9 บัตรนั้น จะให้สีเป็น 3 กลุ่มคือ บัตรหมายเลข

A-B สีน้ าตาล C สีน้ าตาล D-F สีน้ าตาล
G-1 สีเขียว J-Lสีเขียว M-0 สีเขียว
P-R สีเหลืองS-T สีเหลือง U-Z สีเหลือง
บัตรน ารองนี้ให้วางไว้ในต าแหน่งที่ 2

4. แฟูมเบ็ดเตล็ดจะมีชื่อเหมือนกันกับบัตรน ารอง โดยให้สีและหมายเลขเดียวกับบัตรน ารอง รายไว้
ต าแหน่งที่ 3 หลังแฟูมเฉพาะภายใต้บัตรน ารองเดียวกัน
5. แฟูมเฉพาะให้วางไว้ต าแหน่งที่ 4 มีส่วนยื่นกว้างเป็น 2 เท่า มีหมายเลขและสีเช่นเดียวกับบัตรน า
รอง (ยกเว้นชื่อที่ไม่มีหน่วย 2 จะวางไว้หลังบัตรน าหลักและจะได้สีขาวเช่นเดียวกับบัตรน าหลัก)

การให้หมายเลข
1. ตัวเลขประจ าบัตรน ารอง ประกอบไปด้วยตัวเลขตองตัวๆ แรกเป็นเลขประจ าบัตรน้าหลัก ตัวที่สอง
ประจ าบัตรน่ารอง (น้ าหน่วยที่สองของชื่อ)

2 ตัวเลขในแฟูมเฉพาะตัวแรกเป็นของบัตรน าหลัก ตัวที่สองให้ตามตัวเลขประจ าบัตรน ารอง
3 ตัวเลขแฟูมเฉพาะของชื่อที่ไม่มีหน่วยที่สอง จึงได้ตัวเลขตามบัตรน าหลัก ส่วนตัวที่สองจะได้เลข
ศูนย์ (0) เสมอ เพราะไม่ได้อยู่ภายใต้บัตรน ารอง
ผลดีของการเก็บเอกสารวิธีนี้
1 เก็บได้รวดเร็วเพราะแบ่งการใช้สีเป็นสามส่วนคือ ตีน้ าตาล ดีเขียว และสีเหลือง

2. แบ่งตัวเลขเป็นสามกลุ่มสีคือ 1 -3 กลุ่มตีน้ าตาล 4-6 กลุ่มสีเขียว 7-9 กลุ่มสีเหลือง
3. เมื่อได้ตัวอักษรในหน่วยแรกก็จะมีตัวเลขก ากับไว้ และได้ตัวอักษรในหน่วยสองก็จะมีตัวเลขภายได้
บัตรน ารองและในหน่วยสองนี้เองก็จะได้กลุ่มสีเข้าช่วย จึงท าให้ตรวจสอบและเก็บต้นภายใต้ระบบสามขั้นตอน

คือ บัตรน าหลัก บัตรน่ารองและตัวเลขท ากับสี
วิธีการใช้ดีและตัวเลขเข้าช่วยกับระบบเก็บเอกสารดังกล่าว จึงท าให้สามารถเก็บค้นหาเอกสารได้
รวดเร็วและไม่ผิดพลาด ประหยัดเวลาในการค้นหาได้แน่นอน
การน าเข้าเก็บ

1 ให้ดูบัตรน าหลัก ซึ่งจะน าอักษรในหน่วยแรก
2. ให้ดูบัตรน ารอง ซึ่งจะน าตัวอักษรหน่วยที่สอง
3 ให้ดูหมายเลขกลุ่มสี ซึ่งได้แบ่งเป็น 3 กลุ่มลี
ถ้าได้ตู้แบ่งเก็บตามขั้นตอนที่กล่าวแล้ว จะท าให้การเก็บค้นรวดเร็วและไม่เกิดการผิดพลาดแต่อย่างใด