Page 129 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 129
~ 124 ~
ด้วยเทปบันทึกภาพ (Video Tape) การเก็บเอกสารชนิดนี้สามารถจะบันทึกภาพและเสียงประกอบไป
พร้อมๆกันได้ด้วยเครื่องที่ทันสมัย ดังนั้นข้อมูลต่างๆ จะถูกบรรจุไว้ตามที่ต้องการ ซึ่งเมื่อถ่ายหรือบันทึกแล้วจะ
สามารถน ามาใช้ได้ทันที โดยการน าม้วนชนิดคาสเซส ฉายเครื่องไปยังจอโทรทัศน์ได้สะดวก ม้วนคาสเซลนี้ก็
ง่าย บางเบา มีกล่องหรือที่เก็บให้ใช้ได้คงทนถาวรเก็บได้นานวัน
แถบบันทึกภาพชนิดม้วนหรือที่เรียกว่า เทปคาสเซส (Cassette Tape) นี้สามารถใช้ได้หลายครั้งถ้าไม่
ต้องการอีกต่อไปก็สามารถลบออกเอาไปใช้ใหม่ได้
ประโยชน์ในการบันทึกภาพหรือเอกสารด้วยเทปบันทึกภาพ ตามารถถ่ายออกเป็นหลายๆ ส าเนา
เก็บไว้เป็นหลักฐานได้สะดวกมาก มีทั้งภาพและเสียง ท าให้เรียนรู้และเข้าใจได้รวดเร็ว นอกจากนั้นในปัจจุบัน
การใช้เครื่องและอุปกรณ์ในการเก็บเอกสารด้วยวิธีบันทึกภาพด้วยเครื่องวิดีโอเทป ( Video TapeRocorder)
ท าได้สะดวก เพียงแต่มีเครื่องบันทึกขนาดเล็กชนิดใช้ไฟฟูาหรือชนิดใช้ถ่านแบตเตอรี่ น้ าหนักรวมทั้งหมด
ประมาณ 1 กิโลกรัม ใช้กับม้วนเทปบันทึกภาพที่พอเหมาะกับเครื่องโดยเครื่องจะท าหน้าที่บันทึกภาพและ
เสียงไปพร้อมๆ กัน เมื่อน าไปใช้กับโทรทัศน์ก็จะสามารถบันทึกภาพได้สะดวกรวดเร็ว
ประโยชน์ของการเก็บเอกสารด้วยระบบบันทึกภาพ
1. ได้ภาพและเสียงครบถ้วนเมื่อต้องการบันทึกเหตุการณ์ใดๆ ก็ท าได้สะดวก ภาพหรือเหตุการณ์ใดๆ
ที่ไม่ต้องการก็ไม่จ าเป็นต้องบันทึกลงไป
2. ด าเนินการได้สะดวก รวดเร็ว เครื่องบันทึกไม่แพงจนเกินไป แถบบันทึก 1 ม้วนใช้ได้นานเป็นชั่วโมง
และใช้ได้หลายครั้ง เมื่อไม่ต้องการก็สามารถลบออกและน ามาใช้ใหม่ได้อีก
3. สามารถจัดส่งทางไปรษณีย์ได้สะดวก เพราะมัวนเทปมีขนาดเล็กบางเบามีกล่องเก็บเรียบร้อย
4. ถ่ายออกได้เป็นหลายส าเนา เก็บไว้ได้นานวันไม่ช ารุดหรือเสื่อมได้ง่าย
5. เก็บไว้ได้ง่าย ปลอดภัย ไม่สิ้นเปลืองพื้นที่ มีที่ให้เขียนรหัสหรือรายละเอียดของเรื่องราวได้มาก
6. ประหยัดค่าใช้จ่าย ม้วนเทป 1 ม้วน ราคาถูก เก็บข้อมูลได้จ านวนมากดังกล่าวแล้วว่า การเก็บ
ข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ด้วยระบบบันทึกภาพ จะได้ประโยชน์ต่อส านักงานมาก เพราะเป็นระบบที่ได้
รายละเอียดค่อนข้างสมบูรณ์ที่สุด
8.2.3 การเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์
ระบบคอมพิวเตอร์ได้ถูกน ามาเป็นอุปกรณ์ในการเก็บเอกสารที่ทันสมัยที่สุดวิธีหนึ่ง ในปัจจุบัน
คอมพิวเตอร์ค่อนข้างจะเป็นปัจจัยส าคัญในโลกธุรกิจและชีวิตประจ าวันของคนทั่วๆ ไป เพราะการท างาน ของ
เครื่องคอมพิวเตอร์เปรียบเสมือนสมองกลที่ท างานแทนมนุษย์ได้สมบูรณ์ที่สุด ตั้งแต่การเก็บรายละเอียด ข้อมูล
เล็กๆ น้อยๆ ไปจนถึงการด าเนินงานทางด้านอวกาศและการวิจัยภายนอกโลกของเรา คอมพิวเตอร์มี
ได้มีการน าระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการเก็บเอกสารและรวบรวมข้อมูลต่างๆ เช่น การพิมพ์การ
ส าเนา การออกแบบสร้างแบบธรรมดาๆ ไปจนถึงการเก็บข้อมูลที่มีรายละเอียดจ านวนมากเป็นล้านๆ
แผ่นกระดาษด้วยสมองกลนี้ จะบรรจุลงไปในแผ่นบรรจุข้อมูลเพียงนิดเดียว ที่เรียกว่า แผ่นเก็บข้อมูลความ
