Page 125 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 120 ~

หน่วยที่ 8
การจัดเก็บเอกสารที่ทันสมัยและประมวลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

8.1 การเก็บเอกสารตามตัวอักษรภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้า
ช่วย

8.1.1Variadex System
การเก็บเอกสารภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้าช่วยที่ผลิตโดยบริษัท คาร์เด็กซ์ซิสเต็ม ในรัฐโอไฮโอ ใช้สีข้า
ช่วยในการเก็บและค้นเอกสาร ซึ่งเหมาะกับธุรกิจขนาดค่อนข้างใหญ่และมีเอกสารจ านวนมาก การเก็บเอกสาร
ระบบนี้จะแบ่งสวนยื่นไว้ 4 ตอนหรือ 4 สวนยื่น คือ

ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 1 ส าหรับบัตรน าหลัก
ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 2 ส าหรับแฟูมเบ็ดเตล็ด
ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 3 ซึ่งมีความกว้างเป็นสองเท่าของส่วนยื่นอื่น ส าหรับแฟูมเฉพาะ
ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 4 ส าหรับบัตรน้ าออกหรือบัตรน้ าพิเศษ

การใช้สีเข้าช่วยในการเก็บค้นนั้นได้ก าหนดไว้ 5 สี คือ ลีส้ม สีเหลือง สีเขียว สีน้ าเงิน และลีม่วงสี
ดังกล่าวจะก าหนดตัวอักษรเป็น 5 กลุ่ม ตัวอักษรที่ก าหนดกลุ่มสีนั้น ถือเอาตัวอักษรตัวที่สองของหน่วยแรก
เป็นเกณฑ์ เข่น

Bakery ตัวอักษรที่ถูกก าหนดเป็นสีคืออักษร A
Brook ตัวอักษรที่ถูกก าหนดเป็นสีคืออักษร R
ตัวอักษรน าหน้าชื่อก็คืออักษร B ซึ่งในตัวอักษรน้ าหน้าชื่อจะแบ่งตัวอักษรตัวที่สองออกเป็น 5 กลุ่ม
ดังนี้

ตัวอักษรตัวที่สองของ สีของบัตรน าและแฟูม ตัวอย่าง
หน่วยแรก

a, b ,c, d ส้ม Baker, Bbar