Page 128 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 123 ~

8.2 การเก็บข้อมูลและเอกสารโดยเทปบันทึกเสียง บันทึกภาพ และคอมพิวเตอร์

8.2.1 การเก็บข้อมูลด้วยการบันทึกเสียง
การเก็บข้อมูลด้วยเทปบันทึกเสียง เป็นการเก็บข้อมูลที่ต้องการความรวดเร็ว สะดวก ประหยัดเวลา
ด้วยการบันทึกรายละเอียดข้อมูลลงในแถบบันทึกที่เรียกว่าคาสเซส ( Cassette) เป็นตลับสี่เหลี่ยมมีหลาย

ขนาดที่ถูกออกแบบให้ใช้กับเครื่องบันทึกชนิดเล็กขนาดโดกว่ากล่องไม้ขีดเล็กน้อย ไปจนถึงขนาดใหญ่ที่
พอเหมาะกับการพกพา เครื่องบันทึกรายละเอียดหรือเครื่องบันทึกเสียงใช้ได้กับถ่านแบตเตอรี่(Baterry) ขนาด
เล็กและบางเบา สะดวกในการใช้และถ่ายออกมาเป็นเอกสารได้รวดเร็ว
แถบบันทึกเสียงหรือคาสเซสนี้ เมื่อถอดออกจากเครื่องก็สามารถจัดส่งทางไปรษณีย์ไปยังแหล่งต่างๆ

ได้สะดวกมากเนื่องจากมีขนาดเหมาะสมและสวยงาม ภายนอกจะมีกล่องเก็บที่เรียกว่า ตลับ มีสลากให้เขียน
รหัสหรือรายละเอียดอย่างย่อๆ หรือชื่อเรื่องเก็บค้นได้สะดวก
การเก็บข้อมูลด้วยระบบบันทึกเสียง จะมีประโยชน์ในการท างานที่ค่อนข้างง่ายและสะดวกในการ
ด าเนินงานในเรื่องต่างๆ โดยทั่วๆ ไปจะเป็นการบันทึกเสียงที่ค่อนข้างจะต้องการรายละเอียดมากๆ เช่นการ

บันทึกการประชุม การเก็บข่าวสารที่ควรเสนอหรือเก็บไว้เป็นหลักฐาน การบันทึกรายละเอียดที่ผู้อื่นส่งหรือ
แถลงให้ทราบ นอกจากนั้นการบันทึกรายละเอียดด้วยเทปบันทึกเสียง ยังอาจเขียนไว้กับโทรศัพท์ กรณีที่มีการ
ติดต่อกันทางโทรศัพท์ แม้ผู้บันทึกจะอยู่บันทึกด้วยตนเองหรือไม่ก็ตาม เครื่องบันทึกชนิดอัตโนมัติจะท าหน้าที่

บันทึกเอาไว้ได้จากเสียงโทรศัพท์นั้น
ประโยชน์ของการบันทึกรายละเอียดด้วยเครื่องบันทึกเสียงมีมากมายหลายประการ พอสรุปได้ตั้งนี้
1. สามารถเก็บบันทึกรายละเอียดได้ครบถ้วนไม่ขาดตกบกพร้อง
2. สะดวกในการต าเนินการ พกพาอุปกรณ์สะดวกสบายมาก
3. สามารถเก็บข้อความไว้ได้มาก ถ่ายออกเป็นที่ส าเนาก็ได้

4. จัดส่งไปสู่แหล่งต่างๆ ได้สะดวก เพราะมีขนาดเล็กและน้ าหนักเบา
5. มีกล่องเก็บ และมีฉลากให้ลงรหัสหรือชื่อเสียงได้สะดวก จัดเก็บไว้อย่างมิดชิดและไม่สิ้นเปลือง
ค่าใช้จ่ายมาก

6. ประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะแถบบันทึกสามารถล้างลบออกได้สามารถใช้ได้อีกเป็นปกติหลายครั้งดัง
ได้กล่าวมาแล้วถึงประโยชน์และความสะดวกของการเก็บข้อมูลรายละเอียดลงในเครื่องบันทึกเสียงส่งเป็น
เอกสารไปยังแหล่งต่างๆ ได้หรือเก็บไว้ได้นาน ด้วยระบบเก็บที่ทันสมัยจะช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
ได้มาก

8.2.2 การเก็บเอกสารด้วยการบันทึกภาพ
การเก็บเอกสารด้วยการบันทึกภาพ เป็นการเก็บเอกสารด้วย 2 ระบบ คือ การเก็บภาพนิ่งและการ
เก็บภาพชนิดเคลื่อนไหวได้ การเก็บภาพนิ่งด้วยการถ่ายภาพต่างๆ จากเอกสารหรือเรื่องราวที่ต้องการแล้ว
น ามาเรียงกันเป็นเรื่องราวที่จะเก็บหรือเก็บเป็นฟิล์ม แล้วฉายด้วยเครื่องฉายผ่านแสงไฟให้ปรากฏบนจอเมื่อ

ต้องการข้อมูลถ้าการเก็บเอกสารโดยการบันทึกด้วยเครื่องบันทึกเป็นเรื่องราวติดต่อกันเหมือนภาพยนตร์