Page 132 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 132
~ 127 ~
8.3.1 ลักษณะทั่วไปของการเก็บข้อมูลด้วยไมโครฟิล์มและไมโครฟิช
การเก็บเอกสารโดยการน าเอาไมโครฟิล์มมาใช้คือการที่จะใช้ฟิล์มเก็บรักษาข้อมูลกล่าวคือการย่อส่วน
ของเอกสารข้อมูลในแผ่นฟิล์มให้เล็กลงด้วยเครื่องสายไมโครฟิล์ม แล้วจัดเป็นม้วนเก็บไว้ เมื่อต้องการจะใช้บัด
มูลหรือเอกสารต่าง ๆ ก็จะใส่ฟิล์มดังกล่าวไปในเครื่องอ่านข้อมูล ซึ่งข้อมูลต่างๆ ในแผ่น ฟิล์มจะปรากฏใน
จอภาพบนเครื่องอ่านข้อมูลอีกทีหนึ่ง
ลักษณะและขนาดของฟิล์มจะแตกต่างกันออกไป ถ้าใช้กับงานเก็บเอกสารด้วยระบบไม่โครฟิล์ม
ส าหรับเอกสารทั่วๆไปก็ใช้ฟิล์มขนาด 16 มิลลิเมตรหรือ 35 มิลลิเมตรแต่ถ้าเป็นงานทางด้านวิศวกรรมงาน
โยธา ระเบียนคนไข้ พิมพ์เขียว ระเบียนนักเรียน แผนที่ ก็นิยมใช้ฟิล์มขนาด 105 มิลลิเมตร
8.3.2 ประโยชน์ของการเก็บข้อมูลในไมโครฟิล์ม
ประโยชน์ของการเก็บข้อมูลด้วยระบบไมโครฟิล์มนั้น มีอย่างมากมายมหาศาล เนื่องจากสามารถ
ประหยัดเนื้อที่เก็บเอกสารและรักษาความลับและข้อมูลที่เก็บสามารถใช้ได้นานวัน แม้จะมีอุปกรณ์ในการ
ด าเนินการมากก็ตาม แต่ก็คุ้มค่าต่อการลงทุน ประโยชน์ที่ส าคัญพอจะยกกล่าวอ้างได้มีดังต่อไปนี้
1. ประหยัดเนื้อที่เก็บเอกสาร ฟิล์ม 1 ม้วน เก็บเอกสารได้ถึง 1,500,000 ฉบับ
2. ข้อมูลเอกสารจะถูกบรรจุลงในฟิล์ม ไม่สูญหายและดงทนถาวร ไม่ฉีกขาดหรือช ารุดง่าย
3. สามารถย่อหรือขยายขนาดได้ตามใจชอบเครื่องพิมพ์ (Printer) จะพิมพ์ส าเนาตามขนาดที่ต้องการ
4. สามารถเก็บไว้ได้ในที่ปลอดภัย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เก็บได้รวดเร็วเพราะน้ าหนักเบา
5. ข้อมูลที่ถูกบันทึกจะสมบูรณ์มากกว่าการบันทึกด้วยมือ ดังนั้น ข้อมูลต่าง ๆ จะไม่ขาดหายไปไหน
ได้เลย
6 สามารถเรียกข้อมูลหรือจะใช้ได้รวดเร็วมาก เพียงแต่น าข้อมูลที่ได้ท าดัชนีไว้แล้ว มาใส่ในเครื่องอ่าน
ข้อมูล จะท ากี่ส าเนาก็ได้
8.3.3 อุปกรณ์เครื่องมือส าหรับถ่ายเอกสารลงในไมโครฟิล์ม
อุปกรณ์ส าคัญที่จะเก็บข้อมูลหรือเอกสารต่างๆ ลงในไมโครฟิล์มนั้น ตั้งแต่เริ่มด าเนินการไปจนถึงขั้น
เรียกข้อมูลหรือเอกสารมาใช้ประโยชน์ได้นั้นมีอยู่ 3 ลักษณะคือ
1. เครื่องไมโครฟิล์ม ที่เป็นชุดส่ายหรือปฏิบัติการเกี่ยวกับไม่ใครฟิล์มมีดังนี้
1) เครื่องถ่ายไมโครฟิล์ม
2) เครื่องด้างไมโครฟิล์ม
3) เครื่องตัดฟิล์ม
4) เครื่องอ่านไมโครฟิล์ม
2 แหล่งเก็บอุปกรณ์เกี่ยวกับไมโครฟิล์ม
1) ห้องเก็บไมโครฟิล์ม ควรเป็นห้องปรับอากาศ
2)ตู้เย็นไมโครฟิล์ม
3. วัสดุที่จะใช้ในการเก็บข้อมูลระบบไมโครฟิล์ม เช่น น้ ายาล้างฟิล์ม ม้วนฟิล์มและกระดาษต่างๆ
