Page 42 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 37 ~

5.3 หลักการเลือกใช้อุปกรณ์ต่างๆ

อุปกรณ์ที่เป็นเครื่องมือในการแยกเอกสารนั้นการจัดเก็บเอกสารในบ้านเรานิยมใช้กระบะหรือตะกร้า
เหล็ก (Soring ray) เพื่อการแยกเอกสาร ส่วนอุปกรณ์ชนิดอื่น มีความส าคัญไม่มากนัก เนื่องจากเอกสารที่เก็บ
มีไม่มาก อย่างไรก็ตาม หากจะมีเอกสารมากขึ้นเป็นล าดับ ก็อาจขยายจ านวนอุปกรณ์มากขึ้นในลักษณะ

เดียวกัน
แฟ้มเอกสารมีทั้งแฟูมสันหนา ท าด้วยกระดาษแข็ง มีห่วงร้อยล็อคเอกสารที่จ าเป็นต้องเจาะรูเอกสารแฟูมชนิด
นี้นิยมเก็บเอกสารเป็นเรื่องราวเดียวกัน ที่สันแฟูมจะมีที่อ่านให้เขียนชื่อเรื่องไว้พร้อมรายละเอียดเพิ่มเติม เมื่อ
จะเรียงแฟูมชนิดนี้ นิยมวางให้สันแฟูมหันออกเพื่อสะดวกในการอ่านและค้นหา

แฟูมอีกชนิดหนึ่งเป็นแฟูมชนิดท าด้วยพลาสติกแข็งหนาคงทนถาวร เป็นชนิดโลหะหนีบเอกสารภายใน
ที่เรียงตามวันที่ แฟูมพลาสติกนี้เมื่อจะเก็บเอกสารก็จะใส่แฟูมนี้ลงไปในแฟูมชนิดแขวนที่มีชื่อดัชนีอีกที่หนึ่ง
เมื่อเวลาจะหยิบใช้ก็หยิบออกไปทั้งแฟูม โดยดึงเอาแฟูมออกจากแฟูมแขวนชนิดมีดัชนี ปกแฟูมพลาสติกจะมีที่

วางให้เขียนชื่อดัชนีเดียวกับชื่อดัชนีในแฟูมแขวน
ยังมีแฟูมเก็บเอกสารชนิดอื่นที่เป็นแฟูมท าจากกระดาษอย่างเหนียว ค่อนข้างแข็ง มีช่องให้เสียบดัชนี
หลายๆ ช่อง ซึ่งสามารถจะเปลี่ยนเสียบชื่อดัชนีได้ดลอด ช่องเรียงดัชนีนี้จะยู่ส่วนบนของแฟูม เป็นแฟูมชนิด
แขวนส าหรับใส่เอกสารได้ประมาณ 100 แผ่น ถ้าใส่มากกว่านี้แฟูมอาจจะงอได้

แฟูมบางชนิดมีส่วนยื่นส าหรับให้ตัดหรือเสียบชื่อดัชนีไว้แล้ว ค่อนข้างมีราคาแพงกว่า แต่มีมาตรฐาน
และสวยงามเป็นระเบียบกว่าแบบชนิดอื่นๆ