Page 46 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 41 ~

5.4 ลักษณะอุปกรณ์การจัดเก็บเลกสาร

อุปกรณ์ส าหรับเก็บเอกสารที่ผู้มีหน้าที่ปฏิบัติจะหาซื้อได้ง่าย และสามารถผลิตหรือสร้างขึ้นมาเองได้
ง่ายก็ได้แก่อุปกรณ์ที่ท่อหุ้มเอกสารและอุปกรณ์ที่จะช่วยในการเก็บต้น นั่นก็คือ แฟูม ( Folder) บัตรน้ า
(Guide)และบัตร (Card) สิ่งเหล่านี้หากจะผลิตเองโดยไม่ต้องซื้อก็สามารถท าได้โดยหากระดาษแข็งตัดเป็นรูป

แฟูมพับกลางให้แผ่นหน้าต่างกว่าแผ่นหลัง 1/2 นิ้วฟุต โดยให้แผ่นหลังห่างจากรอยพับรอยแรกประมาณ 1 /2
นิ้วฟุต เช่นกัน เมื่อมีเอกสารมาก แฟูมจะได้ขยายตัวรับเอกสารได้มากขึ้นแฟูมเอกสารที่มีขายอยู่ตามท้องตลาด
มีทั้งแฟูมที่ผลิตจากกระดาษอ่อนและกระดาษแข็ง ให้เลือกซื้อได้ใช้ได้ตามต้องการ ส่วนใหญ่จะเป็นแฟูมตัด

ตรง ผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารอาจดัดแปลงเป็นแฟูมตัดชนิดต่างๆได้ตามต้องการ

5.4.1 ประเภทแฟ้มเก็บเอกสาร

1. แฟ้มตัดตรง ( Straight (Strainght cut folder) คือ แฟูมที่ไม่มีส่วนยืน ทุกส่วนของแฟูมจะ

เรียนเสมอกันหมด อาจจะใช้เป็นปกเอกสารน าเข้าเก็บในแฟูมแขวนอีกทีหนึ่ง