Page 41 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 36 ~

5.2.2 อุปกรณ์เก็บเอกสาร
อุปกรณ์ส าหรับเก็บเอกสารที่ส าคัญ ได้แก่ แฟูมชนิดต่างๆ มีทั้งแฟูมชนิดตัดตรงและแฟูมที่มีส่วนยื่น

ตอนบนของแผ่นหลัง แฟูมนี้ท าหน้าที่คล้ายปกของเอกสารเพื่อบังคับมิให้เอกสารฉีกขาดหรืองอได้แฟูมเอกสาร
นี้จะใส่ไว้ในสิ้นชักในตู้เก็บเอกสาร หากเอกสารมีไม่มากจะใช้แฟูมอ่อน ๆ ชนิดแขวนและผลิตส่วนยื่นเองก็ท า
ได้
ตู้เก็บเอกสารก็เป็นอุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่ส าคัญมาก มีทั้งหมด 3 ลิ้นชัก 4 ลิ้นชัก และ 5 ลิ้นชัก แต่ละ

ลิ้นชักจะใส่แฟูมลงไปปกติไม่ควรใส่แฟูมเกิน 40 แฟูม เพราะจะท่าให้สิ้นชักแน่น ไม่สะดวกในการค้นหา
เอกสาร ตู้เก็บเอกสารควรวางไว้หลังห้องเก็บเอกสาร เรียงตามล าดับ มีปูายของชื่อประเภทเอกสาร แต่ละ
ลิ้นชักจะมีปูายบอกล าดับชื่อดัชนี ตู้เก็บเอกสารอีกชนิดหนึ่งเป็นตู้เก็บบัตรรายชื่อลูกค้า มีขนาดความกว้าง5" 3
หรือ 6 * 3 อุปกรณ์อื่นๆ เช่น เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องเจาะรูกระดาษ และชั้นวางเอกสาร เป็นต้น