Page 36 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 31 ~

5.1.2 แบบฟอร์มเอกสาร (Format)

เมื่อกล่าวถึงแบบฟอร์มนั้น ถือเป็นความส าคัญอีกชนิดหนึ่งในการผลิตเอกสาร เพราะประมาณร้อยละ
30 ของเวลาการท างาน เอกสารจะเสียไปส าหรับการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร แบบฟอร์มที่ดีจะมีปัญหาน้อย
ที่สุดหรือเกือบไม่มีปัญหาเลยเกี่ยวกับการกรอกข้อมูล แบบฟอร์มที่ดีต้องกรอกง่าย อ่านแล้วเข้าใจง่าย
ประโยชน์ของแบบฟอร์มจะช่วยให้เอกสารที่จัดท าขึ้นได้ความสมบูรณ์และชัดเจน

หน่วยการบริหารงานเอกสาร ควรจัดท าแบบฟอร์มให้สะดวกและง่ายต่อการผลิตเอกสาร เพื่อเพิ่ม
ประสิทธิภาพในการผลิตเอกสาร จึงควรศึกษาแนวทางการออกแบบฟอร์มตั้งต่อไปนี้
1. แบบฟอร์มที่ก าหนดขึ้นต้องแน่ใจว่าจะมีประโยชน์สูงสุดและจ าเป็นต่องานเอกสาร ขจัดแบบฟอร์ม
ที่จ าเป็นน้อยหรือไม่ค่อยจ าเป็นออกไป

2. ลดรายการในแบบฟอร์มที่ไม่จ าเป็น ข้อมูลที่คล้ายๆ กัน พยายามให้อยู่ในหัวข้อเดียวกันหรือ
เรียงล าดับใกล้เคียงกัน
3 หมั่นส ารวจแบบฟอร์มที่มีอยู่แล้ว ว่าควรปรับปรุงอย่างไรและรีบแก้ไขโดยไม่จ าเป็นต้องออกแบบ
ฟอร์มใหม่บ่อยๆ

4. แบบฟอร์มใดที่ใช้บ่อย ต้องควบคุมดูแลให้เหมาะสมตลอดจนตรวจสอบหัวข้อของแบบฟอร์มให้
ทันสมัยอยู่เสมอ
5. พยายามควบคุมและกระจายการใช้แบบฟอร์มให้ทั่วถึงและเหมาะสมกับหน่วยงาน

6. แบบฟอร์มเก่าที่ไม่ค่อยได้ใช้ ต้องวิเคราะห์ว่าเกิดจากเหตุใด เมื่อจ าเป็นต้องเลิกใช้ก็ตัดสินใจเลิกใช้
เสียโดยเร็ว
7. พยายามให้รหัสตัวเลขประจ าแบบฟอร์ม เพื่อสะดวกในการเรียกชื่อหรือเก็บเอกสารได้สะดวกอาจ
ให้รหัสเป็นตัวเลขและตัวหนังสือที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ เช่น ฟอร์มส าหรับงานพัสดุอาจให้รหัสเป็น พส. 1 พส.
2 พส. 3 ถ้าเกี่ยวกับการเงินก็ให้รหัสเป็น กง 1 กง 2 กง 3 ดังนี้เป็นต้น

ในกรณีที่มีแบบฟอร์ม 100- 200 ชนิด ก็ควรให้รหัสตัวหนังสือและตัวเลขเป็นเลข 3 ตัว และแบ่ง
หมวดของฟอร์มตามแผนกของการใช้ สมมติว่า แผนกพัสดุได้หมายเลข 1 ฟอร์มเกี่ยวกับการจัดซื้อเราอาจให้
ตัวเลขเป็น พส. 101 ตัวเลข 1 ข้างหน้า ประจ าแผนกพัสดุ ตัวเลข 1 ข้างหลัง เกี่ยวกับการจัดซื้อ พส. 101.1

ตัวเลข 1 เกี่ยวกับการจัดซื้อ ตัวเลข 1 การซื้อวัสดุฝึก พส. 1012 หมายเลข 2 คือซื้อครุภัณฑ์ ดังนี้เป็นต้น
5.1.3 หลักการออกแบบฟอร์มเอกสาร
การออกแบบฟอร์มที่ดีนั้นจะต้องออกแบบให้ได้ฟอร์มที่สะดวกในการกรอกอ่านง่าย เข้าใจง่าย
และมีความสวยงาม ผู้บริหารอาจอาศัยหลักการที่เสนอแนะต่อไปนี้เป็นแนวในการพิจารณา คือ

1. การเว้นที่ว่างในการกรอกให้พอเหมาะกับข้อความที่ต้องการ ค านวณช่องว่างส าหรับข้อความที่คิด
ว่าน่าจะยาวโดยให้เหลือช่องพอควร ตลอดจนดูเรื่องระยะบรรทัดให้เหมาะสมกับตัวหนังสือ โดยค านึงถึงขนาด
ตัวอักษรโดยเฉลี่ยเป็นเกณฑ์
2. การใส่รหัสชื่อของแบบฟอร์มควรใส่ไว้มุมบนด้านซ้ายหรือมุมบนด้านขวาของกระดาษ ถ้าใสชื่อรหัส

ด้วยตัวพยัญชนะหรือตัวเลขที่เป็นสีหรือขนาดที่แตกต่างไปจากตัวอักษรของแบบฟอร์มจะดีมาก
3 หากมีช่องว่างให้กากบาทใส่ ควรเว้นช่องให้อยู่หน้าข้อความที่ต้องการ ช่องที่เว้นไว้ให้กานั้นควรเป็น
สี่เหลี่ยม เช่น "ท่านเห็นว่าเป็นแบบฟอร์มที่ดีหรือไม่อย่างไร