Page 32 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 27 ~

4. เอกสารเป็นเครื่องมือช่วยที่ส าคัญของทุกฝุายที่เกี่ยวข้อง เป็นแหล่งอ้างอิงของฝุายบริหาร ใช้เป็น
แนวทางปรับปรุงกิจการได้สะดวก เก็บค้นก็ตามารถท าได้รวดเร็ว ตลอดจนขั้นตอนการผลิตก็ง่ายดาย
5 เอกสารเป็นเครื่องมือในการติดต่อได้สะดวกและสมบูรณ์ที่สุด ระหว่างหน่วยงานต่างๆ หรือระหว่าง

ผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา
6. เอกสารสะท้อนให้เห็นถึงเหตุและผลของการด าเนินการกิจการและเหตุผลของวิธีการต่างๆ ที่
ปฏิบัติงานตลอดจนรูปลักษณ์ขององค์การได้ดีกว่า
ดังได้กล่าวถึงความส าคัญของเอกสารแล้วว่า มีความส าคัญและจ าเป็นต่อกิจการเพียงใด ผู้ด าเนินการ

เกี่ยวกับเอกสารกิจะต้องเรียนรู้ว่าเอกสารนั้นจะเก็บไว้ที่ใด อย่างไร เพื่อให้สะดวกในการจัดท า เก็บค้นหรือ
เลือกแพล่งเก็บที่เหมาะสมและประหยัดค่าใช้จ่ายของส านักงาน

4.2 วัตถุประสงค์การเลือกเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ

เนื่องจากเอกสารเป็นศูนย์ความจ า เมื่อเอกสารที่จ าเป็นเพื่อการเก็บต้น จึงต้องมีแหล่งเก็บเอกสารที่ดี
ปลอดภัย สะดวกในการจัดท าและงายในการค้นหาเมื่อต้องการจะใช้ ผู้มีอ านาจจะต้องเข้าใจถึงความจ าเป็น
และวัตถุประสงค์ของการเก็บเอกลารอย่างดี ตระหนักถึงความส าคัญของการเก็บเอกสาร ดังนั้น จึงพอกล่าวถึง

วัตถุประสงค์หลักที่ส าคัญในการเก็บเอกสารได้ดังนี้
1. เพื่อรวบรวมเอกสารชนิดเดียวกันหรือคล้ายคลึงกันไว้ในแหล่งเก็บเดียวกัน เมื่อเวลาต้องการใช้จะ
ได้ไม่สับสน และสะดวกในการอ้างอิง
2. ให้สามารถค้นหาได้รวดเร็วเมื่อต้องการจะใช้หรือได้รับการร้องขอจากหน่วยงานอื่นๆ
3. เพื่อเป็นการยืดอายุการใช้งานของเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกบรรจุไว้ในแหล่งเก็บที่เรียกว่าแฟูม

เรียงไว้อย่างเป็นระเบียบไม่หักงอหรือฉีกขาดได้ง่าย
4. เพื่อเก็บเอกสารต่างๆ ไม่ให้สดับซับซ้อน มีการแยกประเภทเอกสารไว้อย่างชัดเจน
5. เพื่อมิให้เอกสารสูญหายและประหยัดสถานที่เก็บและอุปกรณ์ในการจัดเก็บ

6. เพื่อตดค่าใช้จ่ายต่างๆ เพราะเอกสารชนิดโดไม่จ าเป็นก็ไม่เก็บ เอกลสารที่เก็บไว้ดีแล้ว เมื่อไม่สูญ
หายหรือช ารุด ก็ไม่ต้องจัดท าใหม่ เป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ

4.3 คุณภาพของการจัดเก็บเอกสาร

การจัดการเอกสารหรือเก็บเอกสารได้อย่างมีคุณภาพหรือไม่ อยู่ที่วัตถุประสงค์และเปูาหมายของ
หน่วยเก็บ ผู้ด าเนินการเกี่ยวกับเอกสารจะต้องวางเปูาหมายให้ชัดเจนส าหรับการจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้
หน่วยงานเก็บเอกสารมีคุณภาพและประหยัดแงงานและค่าใช้จ่ายขององค์การ จึงควรวางเปูาหมายของการ
จัดการเอกสารไว้ดังต่อไปนี้คือ

1.ก าหนดไว้ว่าเอกสารชนิดใดบ้างที่จะเก็บไว้หรือไม่ เอกสารที่จะเก็บควรก าหนดอายุของการเก็บไว้
ชัดเจนเช่น3เดือน 6 เดือนหรือกว่านั้น