Page 35 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 30 ~

หน่วยที่ 5วัสดุอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร

5.1 การจัดอุปกรณ์สร้างเอกสาร

เมื่อได้วางแผนงานการบริหารเอกสารโดยตระหนักถึงวงจรของเอกสารมีตั้งแต่การสร้างหรือผลิต

เอกสารการจ าแนกและการใช้ การน าเข้าเก็บ การจัดเก็บเอกสาร การสืบค้นเมื่อต้องการใช้ ไปจนถึงการ
ท าลายเอกสารที่หมดความจ าเป็นไปแล้ว ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องวางแผนการใช้อุปกรณ์ตั้งแต่การสร้าง
หรือจัดหาได้อย่างเหมาะสม
5.1.1 อุปกรณ์ในการสร้างหรือผลิตเอกสาร

การสร้างหรือผลิตเอกสาร มีอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องอยู่หลายประการ เช่น อุปกรณ์ในการร่างเอกสารพิมพ์
เอกสาร ส าเนาเอกสาร เป็นต้น การ่างเอกสาร มีกระดาษว่างเป็นอุปกรณ์ การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด
ไฟฟูาชนิดตัวอักษรที่ทันสมัยเปลี่ยนตัวอักษรได้หลายแบบ มีทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษอยู่ในเครื่อง
เดียวกัน มีแถบลบค าผิดอยู่ในเครื่อง สะดวกในการลบค่าผิด เครื่องพิมพ์ดีดสมัยใหม่สามารถเก็บข้อมูล

ข้อความที่พิมพ์ได้เมื่อต้องการจะใช้เป็นส าเนาหลายๆ ส าเนา ก็สามารถตั้งจ านวนได้ตามต้องการ
1. เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นอุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่จ่าเป็นและมีความส าคัญในการผลิตเอกสาร เครื่อง
คอมพิวเตอร์มีประโยชน์ในการจัดพิมพ์เอกสารมาก สามารถสร้างรูปภาพต่างๆ กราฟ สถิติ และออกแบบ

ลวดลายหรือเขียนแบบแปตนได้ทุกชนิด เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเก็บข้อมูลได้จ านวนมาก เมื่อตั้งโปรแกรม
ไว้อย่างไร เครื่องจะพิมพ์ออกมาให้ตามต้องการ
2. เครื่องถ่ายเอกสาร ในปัจจุบันเครื่องถ่ายส าเนาเอกสารค่อนข้างจะล้าสมัย เมื่อมีเครื่องพิมพ์ส าเนา
เอกสารเข้ามาแทนที่ เมื่อพนักงานต้องการเอกสารหรือแบบพิมพ์ต่าง ๆ อย่างไร ก็น าแบบพิมพ์ที่ได้เคลือบไว้
ในกระดาษธรรมดา ใส่ลงไปในเครื่องพิมพ์ส าเนาเอกสาร เครื่องพิมพ์ส าเนาจะถ่ายส าเนาและจัดเป็นส าเนา

เอกสารไปในตัวภายในเครื่องเดียวกันเหมือนกับการอัดส าเนาจากกระดาษไข สะดวกและรวดเร็วไม่เปื้อน
เปรอะหมึก เอกสารไม่เลอะเทอะและสะดวกในการผลิตเอกสารทุกชนิด เอกสารที่ได้จะคมชัดคล้ายกับฉบับ
จริง ถ้าเอกสารเป็นสี เครื่องจะถ่ายออกมาเป็นภาพสีได้อีกด้วย

3. เครื่องคอมพิวเตอร์ชนิดออกแบบ เป็นยุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่ทันสมัย เพราะในปัจจุบันวิทยาการ
ก้าวหน้าในเรื่องการใช้เทคโนโลยีโดยยู่ในระดับการแข่งขันกันมาก เครื่องคอมพิวเตอร์ชนิดออกแบบลวดลาย
ต่างๆถูกผลิตขึ้นเพื่อสนองความต้องการของธุรกิจ ผู้ใช้สามารถขยาย จัดแต่ง เก็บสีสัน ลวดลายโดยจัด
โปรแกรมและใส่เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องจะปฏิบัติตามค าสั่งของผู้สั่งงานโดยเลือกกดปุุมแต่งขยายได้ตาม

ต้องการ