Page 40 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 35 ~

5.1.7 การวิเคราะห์แบบฟอร์ม
การวิเคราะห์คือการส ารวจตรวจสอบดูความต้องการใช้แบบฟอร์มและประโยชน์ของการใช้
แบบฟอร์มได้ตรงตามเปูาหมายหรือไม่ แบบฟอร์มบางชนิดที่ใช้ไปแล้ว ควรน ามาวิเคราะห์ถึงผลประโยชน์ที่จะ
ได้รับ หรือความบกพร่องของแบบฟอร์ม ตลอดจนสิ่งที่ควรปรับปรุงแก้ไขและระยะเวลาของการแก้ไข

แบบฟอร์ม
ผู้ออกแบบฟอร์ม ควรหาข้อมูลด้วยการสัมภาษณ์หรือสอบถามจากหน่วยงานผู้ใช้แบบฟอร์มทั้งหมด
โดยส ารวจความต้องการของการใช้แบบฟอร์ม ข้อมูลที่ควรปรากฏในแบบฟอร์ม อย่างน้อยควรวิเคราะห์ถึง
รายละเอียดของแบบฟอร์มดังต่อไปนี้

1. ความต้องการของการใช้แบบฟอร์ม จะใช้แบบใด จะใช้แบบฟอร์มกี่ส าเนา จะใช้แบบฟอร์มแบบฉีก
ส าเนาหรือแบบรวมส าเนาทั้งหมด
2 แบบฟอร์มนั้นจะน าข้อมูลไปใส่ในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่ ถ้าจะน าไปใส่ไว้ในข้อมูลคอมพิวเตอร์
ควรออกแบบฟอร์มอย่างไร

3. วิเคราะห์ค าอธิบายหรือหัวข้อของแบบฟอร์มด้วยว่ามีความเหมาะสมที่จะใช้งานในหน่วยงาน
หรือไม่ถ้าจ าเป็นต้องตัดตอนต่อเติมอย่างไร ควรให้แต่ละฝุายเสนอแนะให้ทราบด้วย
4. ผู้ใช้แบบฟอร์มต้องการข้อมูลใดเพิ่มเติมบ้าง ข้อความใดที่เหมาะสมหรือควรตัดแปลงให้เข้าใจง่าย

ก็ต้องปรับปรุงแก้ไขทันที
5. ใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม โดยดูจากพื้นฐานการศึกษา แผนกงานใดหรือหน่วยงานใด มีการกรอก
แบบฟอร์มผิดพลาดมากที่สุด หรือมีปัญหามากที่สุด นาปัญหาเหล่านั้นมาแก้ไขต่อไป
6. แบบฟอร์มควรเก็บไว้นานเท่าใด มีจ านวนเท่าใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการออกแบบฟอร์มที่ดีเมื่อ
ได้วิเคราะห์ข้อมูลเพียงพอสมควรแล้ว ผู้ออกแบบฟอร์มก็น่ามาแก้ไขปรับปรุงการใช้แบบฟอร์มที่เหมาะสมใน

โอกาสต่อไป

5.2 การจัดอุปกรณ์เพื่อจัดเก็บเอกสาร

5.2.1 อุปกรณ์จ าแนกเอกสาร
อุปกรณ์แยกหรือจ าแนกเอกสาร (Sorting equipment) คือ เครื่องมือจ าแนกเอกสารออกเป็นพวกๆ
ตามตัวอักษรที่จะเก็บหรือเรื่องที่จะเก็บเพื่อไม่ให้เอกสารลับสนหรือสลับซับซ้อนก่อนน าเข้าเก็บ อุปกรณ์
จ าแนกประเภท อาจเป็นแบบโครงเหล็ก อุปกรณ์ ถาดแยกเอกสาร อุปกรณ์แยกเอกสาร กระบะเปิดฝาปลาย

บาน อุปกรณ์แยกเอกสารชนิดเป็นรูปหวีหรือแฉก อุปกรณ์ชนิดนี้ไม่จ าเป็นต้องมีมาก หากเอกสารมีไม่มากก็
อาจไม่จ าเป็นต้องใช้หลายชนิด