Page 39 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 34 ~

5.1.4ประเภทของฟอร์ม
แบบฟอร์มที่ใช้กันอยู่ทั่วๆ ไปนั้น มีอยู่หลายชนิดด้วยกัน ถ้าเราจะแยกตามลักษณะเป็นประเภทต่างๆ
ก็อาจจะแยกได้เป็น 3 ประเภทได้แก่
1. แยกตามลักษณะงาน การแยกแบบฟอร์มตามลักษณะของงานนั้น หมายความว่างานนั้นๆ เป็น

ลักษณะใด เช่น แยบฟอร์มเพื่อการขาย แบบฟอร์มเพื่อการรายงาน แบบฟอร์มส าหรับประวัติบุคลากร
แบบฟอร์มส าหรับการควบคุมปริมาณงาน แบบฟอร์มการรับจ่ายเงิน เป็นต้น
2. แยกตามการใช้ส าเนา มีทั้งแบบที่ใช้ครั้งละ 1 ฉบับ (แผ่นเดียว) มีให้กรอกตามรายการครบถ้วนอยู่
แล้ว กับแบบที่ใช้หลายๆ ส าเนา มักจะมีการอาบน้ ายาไว้ด้านหลังของแผ่นแรก เมื่อเขียนก็จะติดแผ่นส าเนา

ด้วย อาจจะมี 3-4 ส าเนาก็ได้ การใช้น้ ายาอาบหลังกระดาษเพื่อให้ติดแผ่นส าเนานั้น นิยมใช้กันมากกว่าการใช้
คาร์บอนของแต่ละแผ่นซึ่งยุ่งยากกว่ามาก
3. แยกตามลักษณะของการใช้เป็นแบบฟอร์มส าหรับผู้ติดต่อภายนอกและส าหรับใช้ภายในหน่วยงาน
นั้น

5.1.5 โครงร่างของฟอร์ม
โครงร่างของแบบฟอร์มก็เป็นส่วนส าคัญประการหนึ่งที่ผู้ออกแบบฟอร์มจะต้องพิถีพิถัน เพราะแสดง
ถึงความนิยมและประทับใจผู้รับและให้สะดวกและง่ายต่อการเข้าใจของผู้ใช้ โครงร่างของแบบฟอร์มนั้น ควร

มือยู่ 4-5 ขั้นตอน คือ
1. ชื่อแบบฟอร์ม ซึ่งจะเป็นการระบุให้ทราบว่า ฟอร์มนั้นเป็นฟอร์มอะไร ใช้กับอะไร
2. ข้อแนะน าการใช้ฟอร์ม โดยปกติจะเขียนสั้นๆ ให้เข้าใจวิธีการใช้แบบฟอร์ม
3. การเริ่มเรื่อง จะบอกลักษณะของการใช้ฟอร์มนั้นเกี่ยวกับอะไร เมื่อใด
4. เนื้อเรื่องแบบฟอร์ม การใส่ค าถามหรือให้กรอกข้อความ ควรเรียงล่ าดับความส าคัญก่อนหลังตาม

ความง่ายยากต่อการปฏิบัติ
5. ตอนท้ายของฟอร์ม ในกรณีที่ต้องให้ผู้ใช้ลงชื่อด้วย ก็อาจจะมีอยู่ในตอนล่าง ห่างจากขอบล่างของ
กระดาษ 2-3 นิ้วฟุต หรือให้สวยงามตามต้องการ

5.1.6 ประโยชน์ของการใช้ฟอร์ม
การร่างแบบฟอร์มขึ้นนั้นก็เพื่อค านึงถึงประโยชน์และวิธีการใช้เพื่อความสะดวกรวดเร็วและเป็น
แบบอย่างเดียวกัน นอกจากนั้น ฟอร์มต่างๆ ยังสามารถให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์อีกด้วย การร่างแบบฟอร์มแยก
เป็นประโยชน์ได้ชัดเจนดังต่อไปนี้

1. แบบฟอร์มช่วยให้ประหยัดเวลา เมื่อไม่จ าเป็นต้องใช้จดหมายติดต่อ ฟอร์มจะสามารถประหยัด
เวลา สะดวกในการใช้เป็นสื่อติดต่อสื่อสารได้เช่นเดียวกัน
2. การใช้แบบฟอร์มช่วยให้ได้แบบมาตรฐานเดียวกัน แบบฟอร์มช่วยให้ได้ข้อมูลครบถ้วนตาม
ต้องการเพราะเมื่อต้องการอย่างไรก็ใส่ฟอร์มไปอย่างนั้น

3. ท าให้ประหยัดค่าใช้จ่าย ฟอร์มที่ได้จัดพิมพ์ไว้แล้วสะดวกในการด าเนินการ ประหยัดเวลาเพราะผู้
กรอกข้อความไม่ต้องกรอกข้อความทั้งหมด ฟอร์มอาจเป็นขนาดพอเหมาะกับความต้องการ ไม่จ าเป็นต้องใช้
ขนาดใหญ่เกินความจ าเป็น