Page 31 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 26 ~

หน่วยที่ 4ความจ าเป็นและประโยชน์ในการเลือกเก็บเอกสาร

ดังได้กล่าวแล้วว่า คาตาเนินการเกี่ยวกับเอกสารนั้น มีมูลค่ามากมายถึง 10-40เปอร์เซนต์ของค่าใช้จ่ายของาน

ธุรการ เอกสารที่ถูกผลิตขึ้นมาทุกชิ้นย่อมมีความส าคัญเสมอ แต่เมื่อเอกสารจ านวนมากที่ใช้จะเก็บไว้ทั้งหมด ก็
อาจมีปัญหาเรื่องอุปกรณ์และแหล่งเก็บ พนักงานเอกสารจึงต้องเข้าใจถึงลักษณะของเอกสารที่จะเก็บ
ระยะเวลาที่จะเก็บ ตลอดจนเลือกแหล่งเก็บเอกสารที่เหมาะสม อันที่จริงวงจรเอกสารที่สมบูรณ์จะมีอยู่ 5 ชั้น
ตอน คือ

ขั้นผลิตเอกสาร ขั้นใช้เอกสาร ขั้นเก็บเอกสาร

1 2 3

ขั้นค้นหาเพื่ออ้างอิง ขั้นท าลาย

4 5

เอกสารบางชนิดเมื่อใช้แล้ว อาจไม่ต้องเก็บไว้ เช่น ในโฆษณาแผ่นปลิวต่างๆ แต่เอกสารจ านวนมากใช้
แล้วจะต้องน าเข้าเก็บในแหล่งเก็บเอกสาร ด้วยวิธีการจัดเก็บอย่างเหมาะสมเพื่อการอ้างอึงต่อไป เมื่อหมด

ความจ าเป็นก็น าไปท าลายเสีย เพื่อลดความสับสนยุ่งยากและลดจ านวนอุปกรณ์และแหล่งเก็บด้วย

4.1 ความจ าเป็นที่ต้องเก็บเอกสาร

ท าไมจึงต้องมีการจัดเก็บเอกสาร ค าตอบที่ค่อนข้างชัดเจนคงได้แก่เหตุผลที่ว่าเอกสารนั้นมีความ
ส าคัญ ช่วยบันทึกความจา เป็นเครื่องมือที่จะใช้อ้างอิงได้เมื่อมีความจ าเป็นซึ่งหากจะกล่าวให้เป็นข้อๆได้ดังนี้
1.เอกสารคือหลักฐานหรือพยานที่จะใช้อ้างอิงได้หากอ้างอิงกันอย่างไรย่อมปรากฏชัดแจ้งยิ่งกว่า
ค าพูดลอยๆ

2.เอกอกสารเป็นเครื่องบันทึกความจ าของมนุษย์ได้ดีที่สุเอกสารจะเป็นสิ่งที่ให้รายละเอียดของอดีโดย
ไม่มีการสูญหายแม้กระทั่งจะบันทึกข้อความต่างๆลงไว้เพื่ออนาคตก็ท าได้
3. เอกสารเป็นแหล่งคว้าในทางประวัติศาสตร์ได้ดีที่สุดสามารถจดบันทึกทั้งตัวอักษรและรูปภาพ
ประกอบได้ชัดเจน เก็บไว้ได้นานและจัดหาได้ง่ายและสะดวก