Page 26 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 26
~ 21 ~
10. การก าหนดเอกสารส าคัญๆ ส าหรับองค์การ เพราะเอกสารจ านวนมาก คงต้องมีเอกสารที่มีความ
ส าคัญต่อองค์การและอาจมีความลับต่อธุรกิจ จึงต้องก าหนดลักษณะของเอกสารที่ส าคัญไว้ด้วย
3.5 การเลือกใช้ระบบเก็บเอกสาร
การเลือกใช้ระบบเก็บเอกสารเป็นอีกส่วนหนึ่งของผู้บริหารงาน เพราะระบบการจัดการเก็บเอกสารแต่ละระบบ
อาจจะเหมาะสมกับสภาพและขนาดของธุรกิจ การออกแบบการจัดเก็บเอกสารนั้นควรเป็นการรวมมือกัน
ระหว่างพนักงานเก็บเอกสาร ผู้บริหารงานเอกสาวหรือแม้แต่พนักงานผู้จ าหน่ายอุปกรณ์ การจัดเอกสารมักจะ
มีรูปแบบหรือแคตตาล็อก ทั้งจากต่างประเทศและภายในประเทศใหม่ๆ เสมอ ๆ
การปฏิบัติงานประจ าวันย่อมมีเอกสารใหม่ๆ เกิดขึ้นจ านวนมากมาย หากเก็บเอกสารที่ส าคัญและไม่
ส าคัญเข้าไว้ด้วยกัน จะท่าให้สิ้นเปลืองอุปกรณ์การจัดเก็บ จึงควรจัดแยกเอกสารไว้ในแหล่งและเลือกใช้วัสดุที่
เหมาะสมกับเอกสารแต่ละชนิดไป
การรู้จักเลือกใช้วิธีหรือระบบเก็บเอกสารก็เช่นเดียวกัน ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องเรียนรู้ว่า เอกสาร
ชนิดใด เรื่องใดจะเก็บเอกสารในระบบใด เพื่อให้เหมาะสมและสะดวกในการค้นหา ประหยัดอุปกรณ์และ
แหล่งเก็บ ในการจัดเก็บเอกสารปุานเรานั้น เกือบร้อยเปอร์เซ็นต์จะต้องอาศัยตัวอักษรเข้าช่วยเสมอ แม้จะเป็น
การจัดเก็บเอกสารระบบตัวเลข ระบบภูมิศาสตร์ หรือเก็บตามเรื่อง แต่ระบบการจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษร
เป็นที่นิยมมากที่สุดระบบหนึ่ง
ในปัจจุบันนิยมใช้เครื่องคอมพิวเตอร์บรรจุรายชื่อของผู้ที่จะเก็บลงไปในแผ่นเครื่องมือที่เรียกว่า
แผ่นดิสก์ผู้จัดเก็บเอกสารจะใส่ตัวเลขติดกันไว้ในชื่อที่จะจัดเก็บเมื่อพิมพ์ลายชื่อที่ได้บรรจุไว้ในแผ่นดิสก์แล้ว
เครื่องคอมพิวเตอร์จะปรากฏรายชื่อบนจอพร้อมหมายเลขก ากับรายชื่อ พนักงานจะค้นเอกสารตามหมายเลข
นั้นได้ วิธีนี้เป็นการเก็บเอกสารตามตัวเลขวิธีหนึ่งโดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์เข้าช่วยอย่างไรก็ตาม มีวิธีการ
พิจารณาว่าธุรกิจชนิดใดควรเก็บเอกสารระบบหรือวิธีใด ด้วยเหตุผลพอสังเขปดังนี้คือ
1. การจัดเก็บเอกสารตามล าดับตัวอักษร ใช้ในการจัดการเอกสารส่าหรับธุรกิจทั่วๆ ไป ตั้งแต่ขนาด
เล็กและขนาดใหญ่ แต่การจัดเอกสารระบบตามตัวอักษรจะมีข้อจ ากัด ส าหรับธุรกิจที่มีเอกสารจ านวนมามักจะ
มีปัญหาในเรื่องชื่อที่เป็นหน่วยเก็บที่ค่อนข้างจะคล้ายหรือซ้ ากันหลายๆชื่อซึ่งชื่อเหล่านี้จะเป็นชื่อแฟูมส าหรับ
เก็บเอกสารถ้ามีชื่อจ านวนมากจ านวนของแฟูมเอกสารก็จะมากตามไปด้วย
2. การเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์ หรือการเก็บเอกสารตามภูมิภาค เหมาะส าหรับธุรกิจที่มีสาขา
หรือหน่วยงานย่อยอยู่ในสถานที่ต่างๆ เช่น จังหวัดต่าง ๆ หรือภาคต่างๆ โดยจะใช้ชื่อจังหวัดประเทศเป็น
หน่วยเก็บ ธุรกิจประเภทขนส่ง การค้าต่างประเทศหรือธุรกิจที่ท่าการค้าส่งต่างๆ ควรใช้วิธีเอกสารตาม
ภูมิศาสตร์นี้
3. การเก็บเอกสารตามเรื่อง เหมาะส าหรับธุรกิจที่เห็นว่าเรื่องมีความส าคัญมากกว่าชื่อบุคคลอาจจะ
เป็นเรื่องโฆษณาเรื่องขายเชื่อเรื่องค่าส่งค้าปลีกดังนี้ก็รวมเรื่องต่างๆเข้าไว้ด้วยกันเพื่อสะดวกในการค้นหา
เรื่องราวที่ไม่ประสงค์จะทราบชื่อบุคคลและห้างร้าน
