Page 25 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 25
~ 20 ~
3.3 ลักษณะศูนย์บริหารงานเอกสารที่ดี
ศูนย์บริหารงานเอกสารที่ดี จะเป็นแหล่งบริการที่มีประสิทธิภาพ เป็นศูนย์การของการจัดเก็บเครื่องไม่
เครื่องมือเป็นแหล่งให้ข้อมูลและเป็นศูนย์กลางการสื่อสารขององค์การ ศูนย์บริหารงานเอกสารมี ภาระหน้าที่
หลัก ๆ คือ การสร้างหรือบันทึก การเก็บรวบรวม การรักษาและการควบคุม
ศูนย์บริหารงานเอกสารที่ดีจะต้องประกอบไปด้วยเครื่องมือและอุปกรณ์ในการสร้างและเก็บเอกสารที่
ทันสมัย จะต้องมีระบบการเก็บค้นเอกสารที่ดี ระบบการรักษาเอกสารและควนคุมที่รัดกุม อย่างน้อยก็จะต้องมี
ลักษณะส าคัญกันต่อไปนี้
1 ศูนย์บริหารงานเอกสารควรมีอิสระในการปฏิบัติงาน มีอ านาจในการตัดสินใจ และไม่ถูกปิดกั้นใน
การด าเนินงาน
2. ศูนย์บริหารงานเอกสารควรเป็นแหล่งปลอดภัยอย่างแท้จริง มีอุปกรณ์รักษาความปลอดภัย เช่น
การปูองกันอัคคีภัยที่ดี มีคู้เก็บชนิดปูองกันไฟได้ มีห้องนิรภัยเก็บไมโครฟิล์มและเอกสารส าคัญ และมีอาคาร
เป็นเอกเทศของตนเอง
3 ศูนย์บริหารงานเอกสารต้องมีเครื่องมือเครื่องใช่ที่พันสมัยและปริมาณมากพอที่จะให้บริการแก่
หน่วยงานต่าง ๆ ได้
4. ต้องมีบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ มีความรู้ความสามารถเฉพาะงาน และมีปริมาณมากพอกับงาน
5 ผู้บริหารศูนย์เอกสารจะต้องมีวิสัยทัศน์กว้างไกล มีความคิดในทางสร้างสรรค์ และมีความยุติธรรม
เป็นเลิศ
3.4 แผนงานการจัดการเอกสาร
แผนงานการจัดการเอกสาร เป็นเรื่องที่ต้องก าหนดหนทางที่ดีในการปฏิบัติ ผู้บริหารงานเอกสาร
จะต้องก าหนดใช้ปฏิบัติให้สมบูรณ์ตามจินตนาการหรือความคาดหวังไว้ คือ
1 ก าหนดนโยบายการจัดการบริหารอย่างชัดเจน การขอสนับสนุนในเรื่องงบประมาณและก าหนดวิธี
ปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม
2. หากสามารกจัดให้มีหน่วยควบคุมเอกสารกลางได้ ก็จัดให้มีผู้เชี่ยวชาญในเรื่องเอกสารเป็นผู้ควบคุม
3 ปีกอบรมพนักงานเกี่ยวกับเอกสารอย่างน้อยปีละครั้ง ถ้าหน่วยงานอื่นมีการอบรมก็อาจส่งไปร่วม
ฝึกอบรมด้วยจะเป็นการได้รับความรู้ใหม่ๆ และเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างหน่วยงาน
4. จัดแหล่งเก็บเอกสารให้เหมาะสมและเพียงพอเป็นเอกเทศออกไปจากหน่วยงานอื่น ๆ พร้อมทั้ง
จัดหาอุปกรณ์ที่ทันสมัยให้เพียงพอ
5. จัดตั้งแหล่งผลิตเอกสารที่เหมาะสมและมีคุณภาพดัวยอุปกรณ์ที่ทันสมัย
6. ก าหนดการใช้เอกสาร วิธีการบ ารุงรักษาเอกสาร การซ่อมบ ารุงรักษาอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร
7. จัดกระบวนการควบคุมเอกสารและก าหนดวิธีการติดตามเอกสารไว้ให้ชัดเจน
8. ท าการประเมินผลงานทุกๆ 6 เดือนหรือ1ปีพร้อมทั้งปรับปรุงผลการปฏิบัติทันที
9. จัดหาเครื่องมือและอุปกรณ์การผลิตและการจัดการเอกสารที่ทันสมัย
