Page 20 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 20
~ 15 ~
2.6.3 การจัดล าดับขั้นการท างานทั้งระบบ
งานทั้งระบบในส านักงานจะเป็นแนวทางให้ทุกหน่วยงานได้ยึดถือและเป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารจะ
ตัดสินใจบริหารระบบอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการก าหนดขอบข่ายของผู้มีหน้าที่ในแต่ละหน่วยงานการจัด
ระบบเป็นเรื่องเกี่ยวกับการตัดสินใจ การกระท าและการประเมินผลงาน
1. ในเรื่องของการตัดสินใจ จะระบุจ านวนของผู้มีหน้าที่ตัดสินใจ หน้าที่ของผู้มีอ านาจตัดสินใจ
รายละเอียดเกี่ยวกับงานที่จะต้องติดสินใจ การจัดความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานที่ปฏิบัติปรับเปลี่ยนแผนงาน
ที่เหมาะสม
2. การประเมินผลและรายงาน เป็นกระบวนการหนึ่งของการจัดล าดับขั้นของการท างาน จัดให้มี
กระบวนการรายงานในเรื่องต่างๆ เช่น ได้ท าอะไรไปบ้างแล้ว ใครเป็นผู้ท า ปัญหาและอุปสรรคให้เสนอแนะ
แนว ทางแก้ไขปัญหา ผลิตผลของการปฏิบัติเป็นอย่างไร
2.6.4 การควบคุมระบบเลกสาร
การควบคุมระบบเอกสารเป็นกระบวนการส าคัญอีกกระบวนการหนึ่ง ที่ผู้บริหารงานเอกสารจะต้อง
จัดวางระบบอย่างเหมาะสม เริ่มตั้งแต่การตัดสินใจบริหารงานเอกสาร การบริหารงานเอกสารเครื่องมือผลิต
เอกสาร การจ าแนกเอกสาร การสร้างแหล่งเก็บเอกสาร กระบวนการจัดเก็บเอกสาร การสร้างระบบรื้อค้น
เอกสารและการจัดการท าลายเอกสาร การสรรหาเครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย และการฝึกอบรมพนักงาน
เอกสารไห้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
การตัดสินใจและวางระบบการควบคุมเอกสาร จะช่วยให้การบริหารงานเอกสารได้ผลสมความมุ่ง
หมายเป็นแหล่งให้การบริการแก่หน่วยงานต่างๆ สร้างความสัมพันธ์แก่หน่วยงานต่างๆ ทั้งภายนอกและภายใน
องค์การเดียวกัน การควบคุมระบบเอกสาร ควรพิจารณาถึงความส าคัญเกี่ยวกับงานในหน้าที่ ซึ่งได้แก่ การ
ออกแบบและควบคุมระบบงาน การจัดการเอกสารอย่างได้ผล การส ารวจและวิเคราะห์การปฏิบัติงานและ
แผนการควบคุมเครื่องมือเครื่องใช้
การออกแบบและควบคุมขอบงานจะช่วยให้ผู้บริหารใช้ตรวจสอบการปฏิบัติงานของพนักงานขณะที่
การจัดเอกสารอย่างได้ผลจะเป็นส่วนช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจบริหารหน่วยงานให้ได้ผลดีเช่นเดียวกัน
ส าหรับการส ารวจและวิเคราะห์การปฏิบัติงานจะช่วยให้การพัฒนาหน่วยงานและการรายงานผล การ
ปฏิบัติงานแก่ผู้บังคับบัญชาได้ ขณะที่แผนการควบคุมเครื่องมือเครื่องใช้ จะช่วยให้สามารถใช้งานได้ อย่างมี
ประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่าย และควบคุมคุณภาพงานอย่างได้ผลดี
