Page 15 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 15
~ 10 ~
2.3 การวิเคราะห์การจัดการเอกสาร
การวิเคราะห์การจัดการเอกสาร ก็มีความส าคัญอย่างหนึ่งส าหรับผู้บริหาร การท่าการวิเคราะห์อย่างรูป ธรรม
เป็นข้อตรุปอย่างหนึ่งที่จะทราบว่า ผู้บริหารงานเอกสารบริหารได้ผลดีหรือผิดพลาดขาดประสิทธิภาพ ในการจัดการ
ชั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบการจัดการที่พอเป็นแนวทางปฏิบัติได้ดังต่อไปนี้คือ
1. การวิเคราะห์แผนงาน ผู้ปฏิบัติต้องท าการวิเคราะห์แผนที่วางไว้โดยส ารวจผลการด าเนินการที่เป็น
เปูาหมายสูงสุด ความส าเร็จของการบริหารงาน ค่าใช้จ่ายในการต าเนินการที่ประหยัด ตลอดจนการใช้ เครื่องมือยุ
ปกรณ์อย่างคุ้มค่าหรือไม่
เปูาหมายความส าเร็จ
การวางแผน
ผลของแต่ละหน่วยงาน
ผลงานความส าเร็จโดยรวม
การให้บริการ
2. การวิเคราะห์ระบบปฏิบัติ ได้แก่ การเก็บค้นความรวดเร็วและความผิดพลาดในการเก็บค้นเป็นเรื่องส าคัญ
ตลอดจนการใช้อุปกรณ์ที่ถูกต้องกับวิธีการจัดเก็บเอกสาร
3. การวิเคราะห์มูลค่าในการปฏิบัติงาน ผู้บริหารจ่าเป็นต้องวิเคราะห์ผลงานออกมาเป็ นมูลค่าของ
การปฏิบัติงานเปรียบเทียบถ้าค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายไปเพื่อการด าเนินงาน เริ่มตั้งแต่การสร้างเอกสาร
จ านวน การใช้เอกสารและความจ าเป็นการให้บริการเอกสารแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สิ่งเหล่านี้เป็น
ข้อมูลส าคัญที่จะน ามาวิเคราะห์เป็นรูปมูลค่า เช่น การผลิตเอกสาร 1 ฉบับ ต้องเสียค่าใช้จ่าย
ประมาณฉบับละ50บาทเอกสารที่ผลิตนั้นจะให้ประโยชน์ได้อย่างไร เอกสารที่จะเก็บไว้เมื่อปฏิบัติ
แล้วจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด ให้ผู้มีหน้าที่เก็บเอกสารเสียเวลาเท่าใด ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เมื่อรวมกันเข้า
ก็จะเป็นข้อมูลน ามาวิเคราะห์ ได้เมื่อต้องการ
4. การวิเคราะห์หน้าที่ของผู้ปฏิบัติงาน เมื่อผู้บริหารงานเอกสารได้วางแผนบุคลากรในการปฏิบัติงาน ไปแล้ว
ก็ต้องท าการวิเคราะห์ความเหมาะสมในเรื่องปริมาณงาน คุณภาพ ระบบและวิธีปฏิบัติ พร้อมทั้ง ผลงานที่ได้รับ
5. ตรวจสอบความผิดพลาดในการปฏิบัติงานของบุคลากรที่ปฏิบัติ ถ้าความผิดพลาด เช่น ค้นหาเอกสารไม่
พบหรือเอกสารสูญหาย การเก็บเอกสารปะปนกัน ความล่าช้าในการเก็บค้น เมื่อสิ่งต่างๆ ดังกล่าวนี้เกิดขึ้นเกินร้อยละ
5 ใน 1 ปี รวมกัน ถือว่าต้องมีการปรับปรุงแผนการปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร
2.4 การจัดระบบการจัดการเอกสาร
ผู้บริหารงานเอกสารหรือผู้วางระบบการจัดการเอกสาร คือผู้ที่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดการเอกสารทุก
ชนิด เริ่มตั้งแต่การจัดวางต าแหน่งให้เหมาะกับตัวบุคคล การจัดทางเดินของงานเอกสารการ
