Page 12 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 12
~ 7 ~
2.2 การตัดสินใจและวางแผนบริหารงานเอกสาร
แม้ว่าวงจรของเอกสารตังกล่าวจะมีทางเดินตามระบบในตัวเองอย่างแน่ชัดก็ตาม แต่ก็เป็นปัญหาของผู้
บริหารงานเอกสารเองจะต้องศึกษารายละเอียดในเชิงปฏิบัติงานในแต่ละตอนให้เป็นไปอย่างรัดกุมและมีประสิทธิภาพ
ได้ผลสมความมุ่งหมายการตัดสินใจและศึกษาระบบเป็นเรื่องส าคัญก่อนการบริหารงาน เอกสาร ผู้บริหารควรก าหนด
ระบบและวิธีการบริหารงานเอกสารพอสมควร ดั้งต่อไปนี้
2.2.1 การวางแผนบริหาร
ผู้บริหารงานเอกสารต้องศึกษาและตัดสินใจเรื่องการสร้างเอกสาร เริ่มตั้งแต่การผลิต การเตรียมวัสดุอุปกรณ์การเตรียม
หาบุคลากรช่วยต าเนินการเกี่ยวกับเอกสาร เมื่อได้ข้อสรุปของวัสดุอุปกรณ์และก าลังคนในการเก็บเอกสารเรียบร้อยแล้ว
จะต้องค านึงถึงสิ่งที่จะเอื้อประโยชน์ให้การวางแผนเป็นไปได้ส าเร็จ ในการผลิตเอกสารให้สมบูรณ์ ดังนี้คือ
1. การวางนโยบายบริหารงานเอกสาร ผู้บริหารจะต้องตัดสินใจให้ชัดเจนไปเลยว่าการต าเนินการเกี่ยวกับ
เอกสารนั้นจะให้ศูนย์กลางเอกสารเป็นหน่วยควบคุมหรือจะให้หน่วยงานย่อยแต่ละหน่วยควบคุมกันเอง การจัดสินใจ
ดังกล่าวจะต้องค านึงถึงประโยชน์ระดับสูง งบประมาณ สถานที่เก็บ บุคลากร และอุปกรณ์ใน การจัดเก็บเป็นสิ่งส าคัญ
ด้วย
2 การวางแผนการจัดฝึกอบรมพนักงาน เนื่องจากการจัดเก็บและควบคุมเอกสารจานวนมากๆต้องมีการพัฒนา
ระบบและวิธีบริหารงานให้รัดกุมเป็นระเบียบ สามารถบริการได้ทั่วถึงและรวดเร็ว ผู้บริหาร งานเอกสารจะต้องปรับปรุง
เปลี่ยนแปลงวิธีการควบคุมและเก็บค้นอยู่เสมอ บุคลากรผู้ปฏิบัติงานก็ควรได้รับ การฝึกอบรมและเรียนรู้วิทยาการ
ใหม่ๆ ไปด้วย เช่น การใช้อุปกรณ์ เครื่องมือสมัยใหม่ อาจมีการติดต่อ กับธุรกิจเอกชนอื่นๆ หรือผู้จ าหน่ายอุปกรณ์การ
จัดการเอกสาร เพื่อส่งบุคลากรเข้ารับการฝึกอบรมการใช้ เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ ด้วย
3 จัดให้มีการรายงานเป็นระยะ อาจจะเป็น 6 เดือนหรือ 1 ปี เพื่อท าการประเมินผล การปฏิบัติงานและ
หาทางปรับปรุงแก้ไขงานที่บกพร่องหรือเพื่อเป็นการกระตุ้นการปฏิบัติงานของบุคลากร งานใดที่บกพร่องก็หามูลเหตุ
แห่งความบกพร่องนั้นและระดมความคิดหาทางแก้ไข ส่วนงานบางชนิดที่ปฏิบัติได้ดีอยู่ แล้ว ก็พยายามปรับปรุงให้ดียิง
ขึ้น ควรระลึกอยู่เสมอว่า กระบวนการหรือวิธีการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดนั้น ไม่มี การปรับปรุงแก้ไขต้องกระท าอยู่เสมอ
ตามวิวัฒนาการของเทคโนโลยีที่ทันสมัยและกาวหน้า
4. คู่มือในการปฏิบัติที่เป็นมาตรฐาน ผู้บริหารงานเอกสารควรจัดท าคู่มือส าหรับให้ผู้ปฏิบัติงานได้ใช้เป็น
แนวทางในการปฏิบัติงานให้เป็นแบบเดียวกันหรือมาตรฐานเดียวกัน เป็นการก าหนดขั้นตอนในการ จัดเก็บเอกสาร
การก าหนดมาตรฐานของเอกสารส าคัญ เช่น เอกสารที่มีคุณคาทางการบริหาร เอกสารที่มีคุณค่าทางกฎหมาย เอกสาร
เกี่ยวกับการเงิน เอกสารทางประวัติศาสตร์ เหล่านี้เป็นต้น
5. การจัดสถานที่เก็บเอกสารให้เพียงพอกับการบริหารงานเอกสาร รู้จักการจัดการเกี่ยวกับทางเดินของงาน
การจัดวางเครื่องมือและอุปกรณ์ไม่ให้สับสนในการปฏิบัติงาน การจัดขนาดห้องเก็บเอกสารการจัดสถานที่แหล่งโอน
เอกสารเป็นต้น
