Page 8 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 3 ~

1.2 ชนิดของเอกสาร

1.2.1 เอกสารในทางธุรกิจ
เอกสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันในทางธุรกิจและเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงเพื่อการปฏิบัติงานได้อย่างมี
ประสิทธิภาพนั้น มีอยู่มากมายหลายชนิด ตามลักษณะงานและธุรกิจแต่ละประเภทๆ ไป หากจะ กล่าวโดยทั่วไป
เอกสารที่ใช้ในทางธุรกิจและต้องเก็บไว้นั้นแบ่งได้พอเป็นสังเขปดังนี้คือ

1 เอกสารทุกชนิดที่เป็นสื่อหรือใช้โต้ตอบกันระหว่างหน่วยงานหรือระหว่างหน่วยงานกับบุคคล เช่นจดหมาย
โทรเลข โทรสาร บันทึกติดต่อภายในและภายนอก ส าเนาหนังสือโต้ตอบ ตลอดจนส าเนาใบแจ้งความต่างๆ
2 เอกสารทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่างๆ ประวัติลูกค้า ประวัติบุคคลภายในหน่วยงาน ระเบียบกฎเกณฑ์ของ
บริษัท ตลอดจนค าสั่งหรือแม้แต่ข้อความโฆษณากิจการของหน่วยงาน

3 เอกสารติดต่อหน่วยงานต่างๆ ทางการค้า เช่น ใบขนส่งสินค้า ในอนุญาตสินค้าผ่านแดน ในขนส่งทางเรือ ใบ
ประทวนสินค้า
4. แผนที่ พิมพ์เขียว รายงานการประชุมต่าง ๆ
5. ทะเบียนประวัติลูกหนี้ เอกสารการช าระหนี้

6. บัญชีสินค้า ทะเบียนพัสดุ
7. เอกสารเกี่ยวกับสถิติ หลักฐานทางตัวเลข ข้อมูลต่างๆ
อ. เอกสารเกี่ยวกับการเงินต่างๆ เช่น สมุดบัญชี เช็ค

9. ข้อมูลส าคัญที่บันทึกหรือตัดเก็บไว้เพื่อค้นคว้าเปรียบเทียบ เช่น ข้อความโฆษณาที่พบเห็นจากหนังสือ หรือ
บันทึกไว้เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติ
ดังได้กล่าวแล้วอย่างกว้างๆ ถึงลักษณะของเอกสารในทางธุรกิจที่จ าเป็นต้องจัดเก็บไว้ เพื่อให้สะดวกในการ
ค้นคว้าเป็นข้อมูลต่อไป
ส าหรับเอกสารของทางราชการนั้นดูค่อนข้างจะมีน้อยกว่าหน่วยงานธุรกิจ ทั้งนี้เพราะเอกสารในทางราชการที่

ปฏิบัติอยู่ส่วนใหญ่ได้มีระเบียบแบบแผนไว้อย่างชัดเจนแน่นอน มีลักษณะส าคัญตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่า
ด้วยการสารบรรณ พ.ศ. 2526
1.2.2 เอกสารในทางราชการ

เอกสารในทางราชการตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

3 หนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5 เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ