Page 7 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 7
~ 2 ~
หน่วยที่1ความหมายและประเภทของเอกสาร
แต่ก่อนนั้นยังไม่มีระบบการจัดการเอกสารที่สมบูรณ์ คงใช้สมุดเป็นเล่ม ๆ ขนาดต่างๆ กัน จดบันทึก
รายละเอียดด้วยความจ า เมื่อมีรายการใดเกิดก่อนก็จดบันทึกลงไปก่อน หรือเมื่อประสงค์จะจดจ าเรื่องอะไรก็จะจด
บันทึกเรียงกันเรื่อยๆ ไป เอกสารที่ยังใช้อยู่ หรือเอกสารบางชนิดที่ไม่ค่อยได้ใช้ จะถูกมัดรวมกันเก็บไว้เป็นห่อ ๆ ไล่
กล่อง ใส่ถุง ก็แล้วแต่ความสะดวกของเจ้าของเอกสารหรือผู้ปฏิบัติ จะหยิบจะฉวยออกมาใช้แต่ละทีก็แสนจะล่าบาท
บางครั้งอาจสูญหายไป โดยไม่มีหลักฐานจะอ้างอิงหรือน ามาศึกษาต่อไปค่อนข้างยากประมาณ 100 ปีมาแล้ว การ
จัดการกับเอกสารต่างๆ ที่จ าเป็นได้ถูกพัฒนามาเรื่อยๆ จนรู้จักจัดระเบียบจัดหมวดหมู่ หรือกล่าวง่ายๆ ก็คือการแยก
ประเภทของเอกสารตามเรื่องราวที่ปฏิบัติ จนท้ายสุดได้พัฒนามาเป็นระบบการจัดการเอกสารอย่างเป็นรูปแบบที่
สมบูรณ์ มีการใช้อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร เช่น ตู้เก็บเอกสารชั้นวางเอกสาร กล่องใส่เอกสาร ใช้แฟูมบรรจุเอกสาร
แบ่งเป็นหมวดหมู่ ใส่ลิ้นชัก ใส่ตู้เหล็ก เพื่อความปลอดภัยและให้เอกสารใช้ได้คงทนถาวรต่อไป
ทุกๆ ส านักงานที่มีคนท างานอยู่รวมกันเป็นจ านวนมาก ผู้ปฏิบัติงานตั้งแต่เสมียนพนักงาน ตลอดไปจนถึง
อธิบดีหรือรัฐมนตรี ถ้าเป็นหน่วยงานธุรกิจก็เริ่มตั้งแต่เสมียนไปจนถึงประธานของบริษัท ทุกคนต้องท างานเกี่ยวกับ
เอกสารทั้งนั้น
หน้าที่ของผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารจะต้องรับผิดขอบต่อการบริหารงานเอกสาร เขามีหน้าที่ที่จะต้องก าหนด
แนวทางปฏิบัติหรือขอบข่ายของตนให้ชัดเจน ซึ่งมีอยู่หลายประการที่จะหลีกเลี่ยงไม่ได้ คือ การวาง แผนงานเอกสาร
ก าหนดขอบข่ายของงานเอกสาร การออกแบบการเลือกสรรระบบการจัดเก็บ การเก็บรักษาเอกสารและซ่อมแซม การ
ควบคุมเอกสารและติดตามคืน ตลอดจนกระบวนการท าลายเอกสาร
1.1 ความหมายของค าว่าเอกสาร
เอกสาร หมายถึง หนังสือหรือแบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานหรือสื่อสารกันได้ ไม่ว่าจะเป็นรูปบันทึกหรือ
จดหมาย และยังรวมตลอดถึงบัตร เทปบันทึกภาพ แผนที่ ลูกโลก รูปภาพ ภาพยนตร์ ไมโครฟิล์มและไม่โครฟิช ฯลฯ
เอกสารทั้งหลายทั้งปวงนั้น ได้มีผู้ประเมินค่าใช้จ่ายไว้ว่า การใช้เอกสารส านักงานมีมูลค่าประมาณ 10 - 40 เปอร์เซ็นต์
ของค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานธุรการ
